Sürekli İyileştirme Hedefleri ve Planlama

Açıklama

Süreç İyileştirme Teknikleri

Süreç iyileştirme anlayışı, işletme süreçlerine odaklanılarak analizler yapılır, süreçlerin daha iyi yönetilebilmesi için alternatif yöntemler araştırılır. Bu çalışmalar neticesinde sınırlı kaynaklar daha doğru yerlerde kullanılarak israflar azaltılır. İsrafın azaltılması ile maliyetler düşer. Çalışanların performansında artış sağlanır ve böylece daha kaliteli çıktılar oluşur. Süreç iyileştirmede en önemli noktalardan biri de sistematik olmasıdır. İşletmenin başarılı olabilmesi için kabul edilebilir seviyede iyileştirmeler yapması ve bunları sürekli iyileştirme yaklaşımı ile kontrol etmesi gereklidir..

Süreç iyileştirme konusunda uygulanmakta olan çok sayıda teknik vardır. Organizasyonların süreçleri birbirinden farklılık gösterdiği için kullandıkları iyileştirme teknikleri birbirinden farklı olabilmektedir. Farklılık aynı zamanda iyileştirme yapmak istedikleri alana veya sürece göre de değişiklik gösterebilir. En ideal teknikler şeklinde sınıflandırabileceğimiz bir küme yoktur. Temel teknikler şu şekilde sıralanabilir: 5S, Önce ve sonra kaizen uygulaması, Kobetsu kaizen, Neden-sonuç diyagramı, 8D, Poke-Yoke, FMEA (Failure Modes and Effect Analysis-Hata Türleri ve Etkileri Analizi), Kontrol kartları ve grafikleri, Histogramlar, Dağılım diyagramı, Pareto analizi, Zaman etüdü, Beyin fırtınası, Nominal grup tekniği, Çetele tablosu, Akış şeması, Ağaç diyagramı, Ok diyagramı, Kıyaslama, Güç alanı analizi, Kalite fonksiyon göçerimi ve Altı sigma. Çalışma da kullanılan bazı teknikler izleyen bölümlerde kısaca açıklanmıştır.

Önce ve Sonra Kaizen Uygulaması

Çoğunlukla çalışanların veya danışmanların önerileri ile gelen, sonuçlanması kısa süren iyileştirmeleri ifade etmektedir. Hataya yol açan, maliyeti arttıran veya işlem süresini arttıran bir olay veya aşama söz konusudur. Bu kapsamda çözüm için öneriler değerlendirilir. Uygulanan çözüm, öncesi ve sonrasını gösteren, kazanımları belirten bir form ile ifade edilir. Önce ve sonra kaizen uygulaması;

• Moral ve motivasyonu arttıran,
• Karmaşık olmadığı için herkes tarafından kolayca anlaşılabilen,
• Çalışanları düşünmeye yönelten,
• Daha akıllıca çalışılmasını sağlayan,
• Önerilerin sistematik hale gelmesine yardımcı olan faydalı bir tekniktir.

İyileştirme çalışmalarının en küçük yapı taşı olan önce sonra Kaizenleri, her alanda ve bir çok kişi tarafından uygulanabilecek temel bir iyileştirme tekniğidir. Ortalama 8 günde tamamlanan çalışmalardaki en önemli hususlardan birisi, aksiyon almak için onay mekanizmalarında fazla zaman kaybetmeme gerekliliğidir

Neden-Sonuç Diyagramı

Neden-sonuç diyagramı; bir sonucun ortaya çıkış nedenlerinin ifade edilmesine ilişkin bir iyileştirme aracıdır. Kalite öncülerinden Dr. Kaoru Ishikawa tarafından geliştirildiğinden, Ishikawa diyagramı olarak da bilinmektedir

Poka-Yoke (Hatadan Sakınma) Analizi

Poka-yoke yöntemi ilk olarak Shigeo Shingo tarafından 1986 yılında kullanılmıştır. Poka; dalgınlık, görülmeyen hata gibi anlamlara gelirken yoke ise; önlemek, azaltmak anlamlarına gelir. Bu yöntem insan hatalarından kaynaklanan problemlerin süreçten elimine edilmesi, uzaklaştırılması için tasarlanmıştır. Özellikle manuel yapılan işlerde insanlar hata yapmaya eğilimlidir ve bunun sonucunda ortaya çıkan hatalarda kişiler suçlanabilmektedir. Poka-yoke anlayışında sorunun esas nedeni kişilerde değildir. Hataların ortaya çıkmasına sebep olan durum analiz edilir ve kaynağında önlenmeye çalışılır. Yöntemin etkin olabilmesi için süreçte yaşanabilecek hataların belirlenmiş olması gerekir (T. Poka yoke yöntemi kontrol etmek, uyarmak ve sistemi komple kapatmak veya durdurmak üzerine kuruludur. Burada kullanılan elemanlar ise uyarı amaçlı kullanılan ışıklı sistemler, kontrol listeleri, sensörler, sonlandırıcı şalterlerdir (Bulut, 2012:44). Bu yöntem hata bulma ve hatayı önleme olarak ikiye ayrılır. Hata olmadan önce, oluşabilecek hataları analiz edip önlemler alarak hatanın oluşmasına engel olur. Diğer taraftan oluşan hatanın bir daha tekrarlanmaması için de düzenleyici faaliyetlerin yapılmasını gerekli kılar.

8D Problem Çözme Yöntemi

İlk olarak Amerikan ordusunda 1980 yılında kullanılmıştır, sonrasında Ford bu yöntemi otomotiv sektörüne kazandırmıştır. İşletmelerde kişiler her ne kadar işlerini dikkatli yapsalar da bazı zamanlarda ve durumlarda hataların önüne geçilemez. Özellikle manuel işlemlerin fazla olduğu işletmelerde bu gibi durumlar kaçınılmazdır. Bunun neticesinde de müşteri şikâyetleri ortaya çıkar. Ortaya çıkan şikâyetlerin kökten çözümünü sağlayabilmek için de 8 disiplin olarak adlandırılan 8D problem çözme yöntemi kullanılabilmektedir. Amacı problemlerin esas sebeplerinin ne olduğunu bularak tamamıyla ortadan kaldırmak, aynı sorun ile bir daha karşılaşmamaktır. Kobetsu kaizen yönteminde müşteri özel bir yöntem kullanılmasını istemiyorsa 8D problem çözme basamakları takip edilebilir. Diğer yöntemlere göre daha karmaşık ve zorlayıcıdır. Bahsi geçen 8 disiplin şu şekilde özetlenmiştir

D0- Planlama: Problemin çözümü için ön koşullar belirlenir.

D1-Ekip oluşturmak: Süreci bilen kişilerden ekip kurulmalıdır.

D2- Problemi belirlemek ve tanımlamak: 5N1K (ne, nerede, ne zaman, nasıl, neden, kim) yöntemi ile problemin kök nedenine inilmelidir. D3- Acil aksiyon planlama, yürütme ve aksiyonlar alma: Sorun ortaya çıkmadan önleyici aksiyonlar tanımlamalı ve yürütülmelidir.

D4- Kök neden belirleme: Problemin neden dolayı meydana geldiğini açıklamak ve bulmak en önemli aşamadır. Beyin fırtınası ile pareto analizi, neden-sonuç diyagramı gibi tekniklerle nedenler belirlenebilir

D5-Aksiyonu seçmek: Bir önceki adımda bulunan esas nedeni ortadan kaldıracak en iyi düzenleyici faaliyeti/ aksiyonu seçmek.

D6-Düzeltici faaliyet uygulama ve geçerli kılma: En iyi aksiyon belirlenir ve uygulanmaya başlanır.

D7-Önleyici önlemler almak: Tüm benzer hataların tekrarını önlemek için yönetim sistemi, operasyonel sistemler, uygulamalar ve prosedürler geliştirilmelidir.

D8- Ekibi tebrik etme: Kolektif şekilde çalışmış ve sonuçları raporlamış olan ekibin takdir edilmesi veya ödüllendirilmesi aşamasıdır.

Özetle 8D yöntemi; mevcutta var olan ya da olma ihtimali olan problemlerin çözümü için kullanılır. İlk aşamada “8D Uygunsuzluk Bildirim Formu” açılır. Bu formda yer almış problemler için ilgili kişi tarafından analizler hazırlanır. Analizlerde kök nedene inecek şekilde çeşitli bilgiler toplanır. Bu değerlendirmeler, belli zaman aralıklarında yapılan toplantılara katılan birimlerin fikrine sunulur. Farklı birimlerden oluşan ekip kurularak hatanın oluşmasına neden olan sorunlar tespit edilip çözüm üretilir.

HTEA Tekniği

Hata türü ve etkileri analizi (HTEA) ürün geliştirilmesinde, servis, sistem ve süreçlerin iyileştirilmesinde, hata türlerinin belirlenmesi ve sınıflandırılması için kullanılan bir yöntemdir. HTEA, ürün veya sistemdeki hataların nedenlerini ve etkilerini analiz etmek için kullanılabilecek sistematik bir yaklaşımdır. HTEA tekniğinde, hata türleri risk düzeylerine göre sıralanmakta, en yüksek önceliğe sahip hata türlerinden başlanarak önlemler belirlenmektedir. Sisteme ilişkin iyileştirme çerçevesi adım adım oluşturulmaktadır. HTEA uygulama aşamaları şu şekilde ifade edilebilir

• Başlangıç çalışmaları,
• Tehlike kaynaklarının ve tehlikelerin belirlenmesi
• Olası hata etkilerinin, nedenlerinin ve mevcut kontrollerin belirlenmesi
• Olasılık, şiddet, tespit ve RÖS değerlerinin belirlenmesi,
• RÖS‟ e göre hataların sıralanması, alınacak önlemlerin belirlenmesi
• Öngörülen önlemlerin hayata geçirilmesinin ardından ROS değerlerinin yeniden hesaplanması

Yöntemin özünde, risk öncelik sayılarının (RÖS) belirlenmesi vardır. Bu sayılar aşağıdaki şekilde hesaplanmaktadır:

Risk Öncelik Sayısı (RÖS) = Oluşma Olasılığı x Şiddet x Saptanabilirlik

Bu denklemde, “Oluşma olasılığı” hatanın sıklık düzeyini; “Şiddet” hatanın önem derecesini; “Hataların Saptanabilmesi” veya “Tespit” ise söz konusu hatanın kullanıcıya ulaşmadan fark edilebilme seviyesini ifade etmektedir. RÖS değerinin doğru saptanması, uygulamanın başarısı açısından oldukça önemlidir. Bu tür risk analizi tekniklerinde sayısal ve yeterli veri, başarıyı arttıran bir unsurdur. Yeterli verinin bulunmadığı, ya da verilerin güvenilir olmadığı durumlarda olasılık, şiddet ve tespit değerleri uzman görüşüne başvurularak ifade edilmektedir (Kumru ve Kumru, 2010:176). Olasılık, şiddet ve saptanabilirlik değerlerine ilişkin ölçekler Tablo 1‟de bütünleşik halde sunulmuştur.