Doküman Listesi Formu

Açıklama

Doküman Yönetim Sistemi Nedir?

Doküman Yönetim Sistemi, sayısal ortamdaki bilgi, belge ve dokümanların organizasyonunu ve yönetimini için geliştirilmiş uygulamalardır. Ayrıca sık sık geri dönüş yapılan fiziki ortamdaki evraklarınızın taranıp indekslenerek Doküman Yönetim Sistemi içerisine almak bu belgelere hızlı ulaşımı sağlar. Doküman Yönetim Sistemi kullanılarak gelen giden evrak yönetimi yapılabilir.

Doküman Yönetim Sistemi, DAYS Doküman Arşiv Yönetim Sistemleri, EBYS Elektronik Belge Yönetim Sistemleri, EDYS Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri olarak bilinen bu sistemler aslında iç içe geçmiş birbirinden bağımsız olamayan uygulamalardır. Genel olarak işlevsellikleri kâğıt ortamındaki evrakları farklı tarama yöntemleri ile sayısallaştıran ve elektronik ortama alınan bu dokümanları yasal saklama sürelerince saklama, intranet veya internetten kurum personellerine veya yetkisi olan kullanıcılar için araştırmaya açma, sorgulama, görüntüleme, raporlama gibi farklı servis ve modüllerden oluşan uygulama yönetim sistemleridir. Son yıllarda,  orta ve büyük ölçekli firmaların gündeminde olan bu uygulamalar belirli ihtiyaçların ve bu ihtiyaçların oluşturduğu yüksek maliyetlerin minimum seviyede tutulması için geliştirilmektedir.



Gartner’ın araştırmasına göre, şirketler bilgilerinin yaklaşık %80-%95’ini kâğıt dokümanlarda ve elektronik ortamdaki belgelerde tutmaktadır. Yine bu araştırma, belgelerin yaklaşık %25’inin yanlış yerlerde tutulduğunu ve çalışanların zamanlarının %60’ını bu dokümanları arayarak geçirdiği gerçeğini yansıtmaktadır. Bu yanlış çalışma yöntemi ise, şirket gelirlerinin %15’ine olumsuz maliyet olarak yansımakta olduğunu ifade etmektedir.

Doküman Yönetim Sisteminin Önemi Nedir?

Kağıt üzerinde klasik usuller ile bilgiye erişim kurumlar için hem çok pahalı hem de aranan bilgiye ve belgeye zamanında ulaşamamak kurumlar için maddi, manevi ve prestij kayıplarına sebebiyet vermektedir. Günümüz rekabetçi ortamında bilgiye kolay erişim hayati bir önem taşımaktadır. Doküman Yönetim Sistemleri ile gelen giden evraklarını, gelen faksları, müşteri yazı ve dilekçelerini, kurumsal formları, elektronik ortamda tutarak, bilgi ve belgelere erişimini hızlandırarak verimliliği arttırıp ve karar verme süreçlerini hızlandırmışlardır.

Doküman Yönetim Sisteminin Yararları

• Dokümanlarınızın sisteme giriş süresini kısaltır.
• İstediğiniz kriterlere göre aradığınız dokümanı rahatça bulmanızı sağlar.
• Performans takibi kolayca izlenebilir.
• Dokümanlar sisteme bir kez aktarıldıktan sonra istenilen kişilerle kolayca paylaşılabilir.
• Dokumalar onaylara gönderilebildiğinden süreçlerin hızlanmasını sağlar.
• Dokümanlara sadece yetkili kişiler tarafından ulaşılması sağlanır.
• Doküman Yönetim Sistemi ile otomatik başlatılan akışlar sayesinde dokümanın kimlere gönderileceğinin bilinmesine gerek yoktur.
• Akış içerisindeki bilgilendirme mailleri gönderildiğinden, yapılan değişikliklerden ilgili departmanlar haberdar olur.
• Dokümanlar üzerinde yapılan değişiklikler kimler tarafından yapıldığı kolayca takip edilebilir.
• Dokümanlar diğer dokümanlarla ilişkilendirilebildiğinden ilgili dokumaların sisteme bir defa girilmesi yeterlidir.
• Web üzerinden istenilen yerden ilgili dokumalara ulaşılabilir.