Onomy Proje Set 2 – Proje Takip Toplantı Ajandası

Proje toplantıları katılımcıların sorumluluk alması gereken ciddi iş etkinlikleridir. Periyodik iş toplantılarından farklı olarak her bir proje toplantısının gündemi ve katılımcıları farklı olabilir. Proje toplantıları, proje yöneticileri tarafından belirli aşamalarda paydaşları bilgilendirmek ve destek almak veya karşılaşılan sorunları çözmek için düzenlenir. Proje ekiplerinin günlük işlerine ilişkin toplantıları bu kapsam dışında tutmak gerekir.

Ön hazırlık:

Proje toplantılarından önce mutlaka hazırlık yapmalıyız. Katılanlar yeterli hazırlık yapmadığımızı hissederlerse yaptığımız toplantıların önemsiz olduğunu düşünür ve sonraki toplantılarımıza katılmazlar. Toplantıda paylaşılacak bilgileri, katılımcılardan isteyeceğimiz bilgileri ve alınmasını istediğimiz kararları önceden belirlemeliyiz. Böylece alınmasını istediğimiz kararlara destek sağlamak mümkün olur.

Görüş ve öneri toplamak:

Toplantı hazırlığının en önemli işlerinden biri de proje paydaşları ile görüşerek toplantı hakkında görüş ve önerileri almaktır. Böylece alınabilecek kararları, katılımcıları, görevleri kimlerin üstlenebileceğini öngörebiliriz. Görüş ve öneri almak gündemi netleştirirken ve açılış konuşmasını hazırlarken yararlı olur.

Gündem hazırlamak:

Başlama ve bitiş zamanı arasında yapılacak çalışmaları maddeler halinde sıralayıp toplantı gündemini oluşturabiliriz. Gündem bir bakıma toplantı amacını gerçekleştirme planıdır. Gündemde proje amacı ve kapsamını aşan, alınması amaçlanan kararlarla ilgisi olmayan maddelere yer vermemeliyiz.

Proje toplantısı gündemi ana hatlarıyla aşağıdaki başlıklardan oluşur:
a. Açılış
b. Konu başlığı
c. Konu başlığı
…
m. Etkinlik
…
n. Özet ve kapanış

Toplantı ortamı hazırlamak:

Katılımcı sayısını, toplantıda yapılacak sunum ve katılım gereksinimlerini dikkate alarak büyüklüğü, oturma düzeni ve donanımı uygun bir toplantı ortamı hazırlamalıyız. Toplantıdan önce ortamın donanım, oturma düzeni ve bilgi paylaşımı için uygun olduğundan emin olmalıyız. Varsa ortamın eksiklerini gidermeliyiz.

Toplantı daveti:

Katılımcılara toplantının amacını, gündemini, yerini, başlama zamanını ve (tahmini) süresini bildiren kısa bir davet mesajı göndermeliyiz.
Davet mesajında gerekiyorsa katılımcılara neden katılacaklarını da açıklamalıyız.

Toplantı dokümanı hazırlamak:

Toplantıya başlamadan önce bütün katılımcılara toplantının amacını ve gündemini açıklayan kısa bir toplantı dokümanı dağıtmamız yararlı olur. Doküman katılımcıların toplantı amacına ve gündeme odaklanmalarını kolaylaştırır.

Karşılamak:

Mümkünse katılımcılardan önce toplantı ortamında olmamız ve katılımcıları karşılamamız toplantıya verdiğimiz önemi gösterir. Toplantıya tam zamanında başlamak zaman kayıplarını önlemek ve gündemi tam olarak uygulamak açısından yarar sağlar.

Başlatmak:

Toplantının amacını ve konularını özetleyen kısa bir açılış konuşması yapmamız ve katılımcıları tanıştırmamız gerekir. Bu arada katılımcılar için hazırladığımız dokümanları dağıtabiliriz.
Katılımcıların isim, görev ve iletişim bilgilerini içeren bir liste hazırlamalıyız. Açılış konuşmasında toplantı disiplinine ilişkin bilgi vermemiz de yararlı olur.

Konuları paylaşmak: Konuları tek tek açıp konuya ilişkin bilgileri paylaşmalı, soruları cevaplamalıyız. Karar alınacaksa karar için gerekçeleri açıklamalıyız.
Gerekli bilgileri slayt gösterisi, raporlar, sözel anlatımlar, telefon bağlantıları gibi değişik yöntemlerle sunabiliriz. Sunulan bilginin katılımcılar arasında tartışılmasını ve karar alınabilecek seviyede netleştirilmesini sağlamamız gerekir.

Gündemi uygulamak: Toplantılarda laf lafı açar ve gündemden uzaklaşılabilir. Bunu kesinlikle önlemeliyiz. Çünkü gündem dışına çıkılması toplantının amacından sapmasına yol açar.
Katılımcılar arasında farklı nedenlerle çatışmalar çıkabilir. Çatışma olmaması için önlem almalıyız. Bir biçimde çatışma çıkarsa bunun kısa kesilmesi için müdahale etmeliyiz. Gündemi hatırlatarak tarafları sakinleştirilmeliyiz.

Katılımcıların toplantıda kalarak kararlara katılması proje çalışmalarının amacına ulaşması için çok önemlidir.

Gündeme odaklanmak:

Toplantı süresince katılımcıların dikkatini amaca ve alınacak kararlara yöneltmeliyiz. Kısa toplantılarda toplantı süresini uzatacak ilgisiz etkinliklere yer vermemeliyiz. Yiyecek, içecek ikramı veya uzun aralar proje toplantılarını olumsuz etkiler.
Dikkatler dağıldığında düzeni yeniden sağlamak üzere ortamı rahatlatan ve yeniden gündeme odaklanan kısa konuşmalar yapmamız yararlı olabilir.
Pek istemeyiz ama uzun sürecek proje toplantılarında katılımcıların yeme, içme, sosyal etkileşim ve diğer ihtiyaçları için kısa aralar vermek yararlı olacaktır. Aralardan hemen sonra katılımcıların yeniden amaca odaklanmasını sağlamalıyız.

Karar almak:

Gündemdeki konuları tek tek görüşüldükten sonra gerekiyorsa konu başlığına ilişkin karar önerilerimizi sunmalı ve katılımcıların karar önerilerini de almalıyız. Kararların katılımcıların desteği ile alınması gerekir.

Her karar yapılacak görevi tanımlamalı, görevi kimlerin yapacağını, görevin ne zaman ve ne kadar sürede yapılacağını içermelidir.
Kararların bir birleri ile, proje hedefleri ile ve kurum politikaları ile çelişmediğinden emin olmalıyız.

Toplantıyı kapatmak:

Gündem tamamlandıktan sonra toplantıyı kapatabiliriz.

Kapanışta toplantının kısa bir özetini yapmalı ve alınan kararların altını çizmeliyiz. Böylece alınan kararların katılımcılar tarafından doğru anlaşıldığından ve görev alanların görevlerini üstlendiklerinden emin oluruz.

Toplantının zamanında bitirilmesi zaman kayıplarının önlenmesi ve katılımcıların güveninin kazanılması açısından büyük önem taşır. Ancak gündem tamamlanmadan toplantının bitirilmesi proje açısından riskler oluşturabilir.

Bazen toplantı gündemi, hatta amacı seyir içinde değişir. İstenen kararlar alınamaz. Toplantı süresi çok uzar. Bu durum toplantının başarısız olduğu anlamına gelmese de hazırlık çalışmalarının ya da toplantı yönetiminin başarısız olduğunu gösterir.

Toplantı tutanağı yapmak:

Toplantı süresince dikkatle not almalıyız. Toplantıdan sonra, toplantının amacını, katılımcıları, kritik öneri ve değerlendirmeleri kısaca özetleyen ve alınan kararları açık ve anlaşılır biçimde sıralayan bir tutanak hazırlamalıyız.

Tutanağı katılımcılar ve proje paydaşları ile paylaşmalıyız. Tutanak üzerine yapılan değerlendirmeleri dikkate almalı ve gerekiyorsa tutanak içeriğini buna göre revize etmeliyiz. Revize edilen tutanağın ilgililerle tekrar paylaşılması gerekir.

Alınan kararlara resmiyet kazandırmak için toplantı tutanağını katılımcılara imzalatmamız ve mevzuata uygun olarak dosyalamamız gerekebilir.

Proje toplantısı düzenlemenin belirli bir tek yöntemi yoktur. Yukarıda açıklanan yaklaşım etkili proje toplantısı yapmak için yararlı ipuçları içermektedir. Proje yöneticileri ve ekip liderleri proje ortamını, deneyimlerini ve kurum kültürünü dikkate alarak özetlenen bilgilerden faydalanabilirler.

Proje toplantıları gündemi sınırlı, katılımcıları ilgili, süresi 2-3 saati aşmayan ve sonuca odaklı etkinlikler biçiminde yapılmalıdır.

Dursun Akkurt
http://www.ak-kurt.com/