Kaplumbağa Şeması

Açıklama

Kaplumbağa şeması, sürecin, sahibi, performans göstergeleri, kaynakları, metotları, girdileri ve çıktılarını bir arada gösteren şemadır.

Kaplumbağa Şeması (kaplumbağa diyagramı)

“Turtle” kaplumbağa için ingilizce kelimedir. Kaplumbağa yöntemi, süreç analizi için bir araçtır ve onun yardımı ile riskler ve zayıf noktalar tanımlanmalıdır. Otomotiv endüstrisinde geliştirilen kaplumbağa yöntemi, süreç analizi ve denetim hazırlığı için klasik araçlardan biri olarak değerlendirilmektedir. Özel odağı, süreçlerin arayüzlerini ve farklı bir bakış açısıyla bunlara yeni bir bakış açısı kazanma olasılığını göz önünde bulundurmaktır.

Kaplumbağa Şeması Uygulama Alanı

Kaplumbağa şeması (kaplumbağa diyagramı) aşağıdaki alanlarda kullanılır:

• bir süreç sunmak (süreç yönetimi)
• risk analizleri yapmak (maliyet tasarrufu)
• süreç analizleri yapmak (süreç optimizasyonu)

Kaplumbağa Şeması Hakkında Soruları Nelerdir?

• Hangi süreç söz konusudur?
• Süreçin sahibi kimdir?
• Süreç işlem girdileri nelerdir? (Input)
• Süreç sonucu nedir? (Output)
• Süreç nasıl uygulanır? (Donanım)
• Sürece kimler katılıyor ve hangi beceriler gerekiyor?
• Süreç nasıl ölçülür (Göstergeler)?
• Süreç nasıl kontrol edilir? (Yönergeler & Standartlar)?
• Söz konusu süreç için riskler nelerdir?

Avantajları ve dezavantajları

Avantajları

• Her bir özelliğin sistematik olarak, alt süreçlerde de dikkate alınarak yeni bir analiz bakış açısı alınır.
• Yapılandırılmış görselleştirme ile arayüzler ve bağımlılıklar (Input-Output) yüksek düzeyde şeffaflık oluşturur.

Dezavantajları

• Bireysel faktörlerin (kaynaklar, personel, prosedür) nasıl etkileşime girdiğinin ayrıntılı açıklaması, bir profil biçimindeki süreç açıklaması yoluyla elde edilemez.
• Bir süreç zincirini analiz ederken, tek tek kaplumbağaları birbirleriyle karşılaştırmak gerekir. Bunun içinde yüksek çaba göstermek gerekir.

Kaplumbağa Şeması Hedefleri

Klasik organizasyon şemalarında ve süreç tanımlarında kimin ne yaptığı sorusu, kaplumbağa şeması her bir işlem adımı için neden, ne zaman, ne, nasıl, nerede ve ne kadar iyi olduğu ile genişletilir. Bireysel süreç adımlarının gerekliliği, başarı için kritik ayrıntıların düzenlenmesindeki belirsizlikler bir şekilde görülebilir. Ayrıca çalışanların arayüz duygusunu keskinleştirir, bağımlılıkları gösterir, şeffaflığı sağlar ve ölçülen değerleri belirler.

Bu modele dayanarak, çalışma alanları ve süreçler arasındaki örtüşmeler ve ilişkiler gösterilebilir. Bu, süreçler içindeki zayıflıkları ortaya çıkarabilecek daha yüksek bir şeffaflık seviyesi oluşturur. Bu, çözümlere yaklaşımların daha çabuk bulunabileceği ve uygulanabileceği ve mümkün olan en iyi süreç optimizasyonunun gerçekleştirilebileceği anlamına gelir.

İşlemleri anlaşılabilir bir şekilde sunmak için, grafiksel olarak bir kaplumbağa (“kaplumbağa”) şeklinde hazırlanırlar. Böyle bir kaplumbağa grafiğinin temel unsurları süreç girdi ve çıktı, hedefler ve kaynaklar, ilgili çalışanlar, kilit figürler ve ilgili yöntemlerdir. Kaplumbağanın başı ve kuyruğu, işlemin giriş ve çıkışını eşler. Bacaklar, hedeflere ulaşmak için gerekli kaynakları ve kontrol araçlarını temsil eder.

Süreç Yönetimi Nedir?

Kuruluşlar, üretmiş oldukları ürün ya da hizmetlerden yararlanan müşterilerinin ihtiyaç ve beklentilerini karşılamak için, süreçlere gereksinim duyar. Süreç yönetimi son yıllarda özellikle performanslarını arttırmak isteyen kuruluşların ilgilenmeye başladığı güncel konulardan birisidir. Süreç yönetimi, Avrupa Kalite Yönetim Vakfı’nın İş Mükemmelliği Modeli’ nde yer alan dokuz kriterden birisidir. Ayrıca ISO 9000/2000 Revizyonu da önemli ölçüde süreç modeline dayandırılarak hazırlanmıştır. Bu her iki neden, organizasyonların ister istemez süreç yönetimi konusuna eğilmelerine yol açmıştır. Süreç yönetimi kimi kuruluşlarda fonksiyonel örgüt yapısına uygun olarak süreçlerin sürekli olarak iyileştirilmesi için, kimi kuruluşlarda ise bir yönetim tarzı olarak ele alınmaktadır. Şüreç yönetimi; fonksiyonel örgütlenmeye bağlı kalınarak süreçlerin sistematik iyileştirilmesi olarak ele alındığında “Süreçlerin Yönetimi”, bir yönetim tarzı olarak ele alındığında ise “Süreçlerle Yönetim” olarak adlandırılabilir.

“Süreçlerin Yönetimi“, mevcut fonksiyonel ve hiyerarşik örgüt yapılarına bir şekilde uygulanabilirken, “Süreçlerle Yönetim” başta örgüt yapısı olmak üzere, pek çok klasik yönetsel yaklaşımın sorgulanmasını  gündeme getirmektedir. Süreçlerle yönetimde geleneksel fonksiyel ve hiyerarşık örgüt yapısı değişmekte, görevler ve kadro unvanları süreçlere göre yeniden şekillendirilmektedir. Ülkemizin önde gelen kuruluşlarının bazılarında süreçlerin yönetim anlayışı uygulanırken, bazılarında da süreçlerle yönetim ya da diğer bir deyişle süreç bazlı organizasyon yapıları uygulanmaktadır. Süreçlerle yönetim anlanın uygulanabilmesi için kuruluşta süreç yönetimi anlayışının var olması gerekmektedir.

Süreç Nedir?

Bir ya da daha fazla girdinin kuruluş içi ve/veya dışındaki müşteriler için çözüm oluşturan bir ya da daha çok çıktı şekline dönüştürülmesinin sağlandığı bir faaliyet ya da karşılıklı ilişkileri olan faaliyetler kümesidir. Girdileri olan, bunlara müşterileri için değer ekleyen ve çıktı üreten bir faaliyetler dizisidir. Belirli bir çıktı (ürün ya da hizmet) elde etmek için, birbirleriyle etkileşim içerisinde bulunan insanlar, ekipman, malzemeler, yöntemler ve çevresel unsurların bir toplamıdır.

İşletme girdilerini, işletme çıktılarına dönüştüren faaliyetlerin birleşimidir.

Süreçler, üç temel faaliyetler çeşidinin bir bileşimidir: değer yaratan yani müşteriler için önem taşıyan faaliyetler; temel olarak fonksiyonel, bölümsel veya örgütsel sınırlar arasında iş akışını sağlayan faaliyetler; kontrol faaliyetleri.

Bir organizasyonel süreç, başı ve sonu belli olan iş demektir. Bir başka deyişle, bir işi yapmak için gerekli alt işlerin ve detay işlerden oluşan faaliyetler kümesidir. Süreçler, en yalın açıklamayla, bir işletmenin müşterileri için “ne yaptığı” dir. Süreçler, işletmenin sunduğu ürün/hizmetleri yaratan mantıksal iş toplamıdır.

Bir süreç girdilerin (insan gücü/hizmetler, ekipman, malzemeler, yöntemler ve ortam) çıktı (insan gücü/hizmetler, ekipman, malzeme ve yöntemler) şekline dönüştürülmesidir. Dönüştürme; zaman, yer ve şekil konularında değer eklenmesi ya da yaratılmasını da içerir. Değer ile ilgili konular aşağıdaki gibi zaman, yer ve şekil değeri olarak incelenebilir:

• Zaman Değeri: Gereksinim duyulan şeylerin zamanında elde edilmesi; örneğin acıktığımız zaman yiyeceklerin hazır olması ya da materyal girdilerinin zamanında hazır olması gibi.
• Yer Değeri Gereksinim duyulan şeylerin, gereksinim duyulan yerde hazır olması; örnek olarak yakıtın rafineride değil de, aracımızın deposunda olması, ya da lastik imalatında kauçuğun fabrikada olması gibi.
• Şekil Değeri: Herhangi bir şeyin gereksinim duyulduğu şekilde hazır olması, örneğin ekmeğin kızartma makinesine girmeden önce dilimlenmiş olması, evrakların dosyalanmadan önce delinmiş olması gerekliliği gibi. Şekil 1 de temel bir sürecin unsurları görülmektedir.

Süreç, belirli bir dizi girdiyi, müşterileri için belirli bir dizi faydalı çıktıya dönüştüren tanımlanabilen, yinelenebilen, ölçülebilen ve birbirine bağlı değer yaratan faaliyetler dizinidir.

Süreç Tanımı Yapılması

Süreçler genelde aşağıdaki özelliklere sahiptir;

• Süreçler, tanımlanabilir özelliğe sahiptir (süreçlerin temel unsurlarının açıklanabilmesidir).
• Süreçler, ölçülebilir özelliğe sahiptir.
• Süreçler, yinelenme özelliğine sahiptir.
• Süreçler, kontrol edilebilme özelliğine sahiptir.
• Süreçler, katma değer yaratma özelliğine sahiptir.

Süreçlerin temel unsurları ve tanımlayıcı özellikleri ise şöyledir:

• Müşteri Gereksinim ve Beklentileri: Sürecin çıktısı olan ürün ve hizmetlere ilişkin olarak müşteri tarafından veya müşteri adına tanımlanmış özelliklerdir.
• Tedarikçiler: Sürecin girdilerinin bir veya bir kaçını temin eden kişi ve/veya kuruluşlardır. Tedarikçiler organizasyonun içinden veya dışından olabilirler.
• Girdiler: Süreci harekete geçiren ve sürecin dış çevresinden tedarikçiler tarafından katılan unsurlardır. Sermaye, işgücü, zaman, malzeme, yöntem, çalışma ortamı, makine ve ekipman süreç girdileri olarak sayılabilirler.
• Süreç Sahibi: Sürecin bütünü konusunda bilgi sahibidir ve sürecin bütününü yönetir. Süreç sonuçlarını değerlendirerek bu sonuçlardan en çok etkilenen müşterilerini tanıyan, beklentilerini takip eden ve süreç çıktılarından birinci dereceden sorumlu olan kişilerdir.
• Süreç Sorumlusu: Sürecin ilgili kısımlarını yürüten, temsil eden ve organizasyonda süreç sahibine bağlı çalışan kişilerdir.
• Süreç Ekibi: Süreç ve/veya süreci oluşturan alt süreçler bazında iyileştirme ve geliştirme yapan ekiptir.
• Süreçteki Faaliyetler: girdilerini, çıktılara dönüştüren süreç içerisinde yer alan faaliyetlerdir.
• Çıktılar: Girdilerin, süreç içinde müşteri ihtiyaç ve beklentilerini karşılayacak şekilde katma değer yaratmaını sağlayan dönüşümün sonucunda ortaya çıkan ürün ve /veya hizmettir.
• Müşteriler: Sürecin çıktılarını kullanan ve/veya onlardan yararlanan organizasyon içinden veya dışından kişi ve/veya kuruluşlardır. Sürecin temel varlık nedenidir.
• Süreç Performans Ölçütleri: Sürecin, müşteri ihtiyaç beklentilerini karşılama düzeyini ölçmeye yarayan göstergelerdir (kusurlu oranı, kusur oranı, artık oranı, yeniden işleme süresi, çevrim süresi, cevap verme hızı, hatasız teslim edilen sipariş oranı, maliyeti vb.)

Örnek Kaplumbağa Şeması

• Süreç Tipi: Operasyonel süreç
• Süreç: Üretim
• Stratejiler: Büyüme stratejisi
• Politikalar: TKY, TPM, JIT, Kalite politikası, Çevre Politikası.
• Girdiler: Servis bilgileri, garanti içi dönen ürünler, ürün spesifikasyonları, malzeme, müşteri memnuniyet anketi
• Kaynaklar: Enerji, işgücü
• Ekipman: Teçhizat, Tesisler
• Standartlar: ISO 9000, ISO 14001
• Tetik: Pazar talebi, Satış tahminleri
• Sürecin Sesi (Eksikleri): Üretim süreci gözden geçirme sistematiği eksik, üretim sürecinin esnekliği yetersiz, süreç değerlendirme sistematiği tanımlı değil, işletmeler arası dökümantasyon farklılıkları var, hizmet sunma süreci ile ilgili olarak bilgi akışı eksik, sistem benchmarkları (kıyaslama unsurları) yok.
• Süreç Performans Ölçütleri: Adam-saat verimlilik (direkt işçilik); adam-saat verimlilik(toplam işçilik), hurda malzeme maliyeti/toplam malzeme maliyeti, yarı mamul stok-gün, toplam çevrim süresi(cycle time), garanti gideri/toplam maliyet, süreç özdeğerlendirme puanı, müşteri memnuniyet oranı, kapasite kullanım oranı.
• Çıktılar: Ürün, Yarı mamül.
• Müşteriler: Satış, Tüketici Hizmetleri, Dağıtım, Diğer işletmeler.
• Müşterinin Sesi (Beklentiler): Kalite, zamanında teslimat, fiyat uygunluğu.
• Çıktı Performans Ölçütleri: Servis arıza oranları, geri dönen mamul oranı, garanti gideri/toplam maliyet, ürün tatmin endeksi, üretim programına uygunluk, toplam ürün adedi, genel imalat giderleri, işçilik maliyeti.

Gizlilik Politikamız

Kullanım Şartları