Onomy Proje Set 2 – Proje Rol and Sorumluklar Tablosu

Açıklama

Proje Ekibi:

Kaynak tahmini, proje etkinlikleri için gerekli olan kaynakların belirlenip zamanında tahsis edilmesini içerir.

Ekip”i “Grup”tan ayıran özellikler;

Amaç ve hedeflerin belirlenmiş olması ve daha önemlisi bunların ekip üyelerince paylaşılması. • Kurallar , yöntemler ve sorumlulukların açıkça tanımlanmış olması. • Çalışmanın çeşitli aşamalarında; planlama ve kontrol odaklı yaklaşımla adımların ve sonuçların paylaşılması. • Ekip üyeleri arasında yüksek düzeyde iletişimin ve etkileşimin sağlanması. • Ekipte paylaşılan ve benimsenen bir liderliğin mevcudiyeti. • Seçilen kişilerin yetkinlikleri ve kişilik özelliklerinin işe uygun olması.

Proje Yöneticisi Ne Yapar?

Unutmamak gerekir ki Proje Yöneticisinin görev ve yetkileri firmanın organizasyon tipine (Fonksiyonel, matriks,  proje ofisi) ve diğer faktörlere  (part time ya da tam zamanlı istihdam) göre değişiklik gösteribilir. Aşağıdaki açıklamalar genel bilgi vermek amaçlıdır.

Proje Yöneticisi’nin görev ve sorumlulukları:

Proje Yöneticisi, Proje yönetim bilgi ve becerilerini kullanarak projenin başarıya ulaşmasını sağlar.

Projenin tamamından sorumlu olan kişidir.

Proje başlangıç belgesini hazırlar ya da hazırlanmasına yardımcı olur.

Kick-off toplantısı düzenler.

Proje paydaşlarını ve paydaşların gereksinimleri belirler.

Toplanılan gereksinimler neticesinde projenin kapsamını belirler.

Proje Yöneticisi’nin teknik uzman olmasına gerek yoktur.

Proje ekibi arasındaki iletişimin etkin olmasını sağlar, ekibin ortak amac doğrultusunda çalışmasından ve bilgilendirilmesinden sorumludur, ekip üyeleri arasındaki sorunların çözülmesinde aracılık yapar, motive kalmasını sağlar.

Kimin kiminle iletişimde olması gerektiğini belirler.

Proje yürütürmesi aşamasında proje takımına ve diğer paydaşlara destek ve bilgi sağlar, ekibin işini doğru yapması için yeterli bilgiye sahip olduğundan emin olur.

Proje Sponsoru: Proje için finansal kaynakların teminini sağlayan kişi veya grup olarak tanımlanmaktadır. Sponsor aynı zamanda projenin sözcülüğünü yaparak organizasyon içerisindeki desteğin sağlanması, projenin getireceği faydaların ortaya çıkartılmasından da sorumludur.

Proje Sponsorunun Görevleri

Sponsorun başlıca görevleri süreç gruplarına göre aşağıda yer almaktadır.

Başlangıç:

Projenin başlangıç kapsamının seçimi

Projenin organizasyon hedefleri ile uyumluluğunun sağlanması

Proje beratının yazılması veya yazdırılması

Proje yöneticisinin atanması

Planlama:

Proje sponsoru kapsamı tanımlayan ve doğrulayan ekibin içinde yer alabilir

Planlama sürecinde yönlendirme ve danışmanlıkta bulunabilir

Proje planını gözden geçirebilir ve onaylayabilir

Uygulama:

Proje yöneticisinin kontrolü dışındaki durumlarda engelleri ortadan kaldırır, sorunları çözer

Gerekli durumlarda proje yöneticisine koçluk yapar

İzleme ve Kontrol:

Paydaşlardan biri olarak gözden geçirme toplantılarına katılabilir, projenin durumunu kontrol eder, geri beslemede bulunur.

Değişim yönetimi komitesinde yer alıp, değişim talepleri konusunda karar verebilir

Riskler ortaya çıktığında karar süreçlerinde yer alır, devam veya durdurma kararı verebilir.

Kapanış:

Projenin çıktılarını değerlendirir, kabulünde yer alabilir

Kapanış dokümanını inceler, onaylar.

Bir sonraki projeler için iyileştirme önerilerinde bulunabilir.

Projeye kaynak atanması için fonksiyonel yöneticileri ikna eder (fonksiyonel organizasyon)

Proje Yöneticisi, proje yönetim planlarının hazırlanması, kontrol ve takibinden sorumludur.

Proje zaman planının tamamını kontrol eder, eğer proje planlanandan daha geç tarihte tamamlanacak ise; proje süresini öne çekecek stratejiler geliştirir.

Proje aktiviteleri için zaman planlaması yapılırken, gerçek dışı zaman gereksinimleri ortaya çıkarmak ve gerçekçi zaman planları oluşturmaktan sorumludur.

Bütçenin planlanmasından, yönetilmesinden ve kontrolunden sorumludur.

Zaman ve maliyet rezervlerini belirler.

Aktiviteler arasındaki bağlantıları belirler.

İstenilen seviyedeki kalitenin belirlenmesi ve teslimatından sorumludır.

Değişim yönetiminin uygulatılmasından sorumludur.

Projede değişiklik olduğunda, bu değişikliğin tüm kısıtlara olan etkisini belirler

Projenin kontrolunu ve performans takibini yapar.

Proje ekibi, uzman ve paydaşlar ile proje risklerini belirler ve risk cevaplarını oluşturur, risklerin kontrol ve takibinden sorumludur.

Proje Yöneticisi, projenin başarı ya da başarısızlığından sorumludur.

Öğrenilmiş dersleri belirler, dokümente eder ve raporu yayımlar.