İhale Tanımlama Formu

Açıklama

İhale tanımlama formu daha sonradak itiraz konusu kalmayacak şekilde ihale ile ilgili genel hususların tanımlandığı ve mutabakatının alındığı dokümandır.

Satın alma kararı alınan taleplerle ilgili olarak yürütülen ihale hazırlık sürecindeki bilgiler resmi standart formlarla kayıt altına alınmalı ve dosyalanmalıdır.

İhale gerçekleştirebilmek için onay alınmadan önce ihale dokümanlarının eksiksiz
hazırlanması gerekmektedir. İsteklilere talimatları içeren ihale dokümanlarının (teknik ve
idari şartnameler vb.) idarelerce hazırlanarak beyan edilmesi zorunludur.

İhale dokümanları, isteklilerin ihtiyaç konusu hizmetin ihalesine teklif vermelerine ilişkin koşulları sağlayabileceklerine karar verebilmesini sağlamaktadır. İdareler, hazırladıkları ihale dokümanlarındaki hususların, açık, net ve ilgili mevzuat hükümlerince uygun olmasına dikkat ederek özen göstermelidir. Bu dökümanlar;

• İdari şartname,
• Sözleşme tasarısı,
• Teknik şartname
• İhale konusu işin niteliğine göre standart formlar,
• Gerekli diğer belge ve bilgilerdir.

İhale süreci, ihale onayının alınması ile başlamaktadır. İhale onayının alınmasından önceki süreçlerde, ihale hazırlık basamaklarıdır. İhale yetkilisi, idarenin ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi ve kurullarını ifade etmektedir. İhale yetkilisi ihaleye ait dökümanları gerçekleştirme görevlisi onayından sonra olur verdikten sonra ihale onayı alınmış olur. İhale dosysında ihale edilecek işe ilişkin olarak idarelerce düzenlenen;

• Hizmet malzeme listesi
• İdari şartname
• Teknik şartname
• Sözleşme tasarısı
• Diğer dökümanlar
• Yaklaşık maliyet hesap cetveli,
• İhale onay belgesi

eklenir ve bu onay belgesi, ihale yetkilisince onaylanır.

Onay sırasında ön şart yıllık bütçede ve hesap kaleminde karşılık ödeneğinin
varolmasıdır. Ayrıca onay da satın alma yöntemi (ihale usulü, doğrudan alım) parasal
limitlere göre ihtiyacın temin edilmesi ve istisnai durumlar da göz önünde bulundurularak
belirlenir.