Proje Organizasyonu – Onomy Proje Set 2

Açıklama

Proje Organizasyonu Nedir?

Proje organizasyonu, projenin yapısıdır. Çeşitli departmanlardan uzmanlar ve işçilerle ayrı olarak oluşturulmuştur. Bu personel proje yöneticisine bağlı olarak çalışmaktadır.

Proje organizasyonu bir süreçtir. Bir projenin nasıl gerçekleştirileceğine ilişkin kararlar için düzenleme sağlar. Projenin sürecine karar verir: maliyetlerinin, son tarihlerinin, personelinin ve daha fazlasının nasıl uygulanacağını ve hangi proje yönetimi araçlarıyla planlama. Proje organizasyonu daha sonra proje paydaşlarına sunulur.

Proje Organizasyonu Sorumluluk Alanları

Bir proje organizasyon yapısında üç yeterlilik ve sorumluluk alanı vardır: proje liderliği, proje ekibi ve proje kurulu. Proje liderliği projenin yönetiminden sorumludur ve proje ekibi projeyi uygular. Proje kurulu, projenin başarısını ve bir projenin iptal edilip edilmeyeceğini belirleyen karar organıdır.

Proje Organizasyonu Yapılarının Türleri

İşlevsel, organizasyonel departmanların uzmanlık alanlarına göre gruplandırılmasıdır. Bu durumda proje genellikle bir silo ortamında yürütülür. Projelendirilmiş, tüm organizasyonun proje tarafından organize edildiği zamandır. Matrix, ekiplerin hem işlevsel bir yöneticiye hem de proje yöneticisine rapor vermesini sağlar; bu, önceki iki yapının bir tür karışımıdır. Organik proje organizasyonu esnekliği benimser. Sanal, proje yöneticisinin ağdaki merkez olduğu zamandır. Çok bölümlü, fonksiyonel grupların merkezi olmadığı anlamına gelir. Ne tür bir organizasyon yapısının kullanılacağını anlamak, bir projenin yönetimini belirler. Yapı, proje için kemikler sağlar ve bu nedenle proje planı yapı ile uyumlu olmalıdır. Bu genellikle bir proje organizasyon şemasıyla yapılır.

Proje Organizasyonu Yapısı Şemaları

Bir proje organizasyonu yapmak için hangi yapıyı bulmak, bir proje organize etmenin sadece başlangıcıdır. Asıl iş bu proje organizasyonunu uygulamak ve uygulamaktır. Proje organizasyon şemasının bu kadar önemli olmasının nedeni budur. Proje yöneticisi, proje ekibi, geliştirme organizasyonu, projenin kendisi ve proje paydaşları arasındaki resmi ilişkileri kurar.

En İyi Uygulamaları

Proje yöneticisi, aşamaları boyunca proje ihtiyaçlarını karşılaması gereken proje yapısını oluşturur. Bununla birlikte, projenin organizasyon yapısı çok katı veya çok gevşek olamaz, ancak bu iki nokta arasında doğru dengeyi sağlar. Bir proje organizasyonunun amacı, ekibin proje hedefine ulaşmasına ve elinden gelenin en iyisini yapmasına yardımcı olmaktır. Bu nedenle, bir proje yöneticisi, ekip üyelerinin başlangıç ​​için güçlü yönlerini analiz etmeli ve görevlendirildiğinde, görevlerinde rahat olup olmadıklarını sormalıdır.

Proje organizasyon şeması, işbirliğini uygun maliyetli bir şekilde teşvik ederken, tekrar ve çakışmalardan kaçınarak, yalnızca sınırlı bir değere sahiptir. Bunun nedeni, takımın işi nasıl yapacaklarını değil, yalnızca ekip arasındaki hiyerarşik bir ilişkiyi göstermesidir. Bununla birlikte, hala değerli bir araç ve iyi planlanmış herhangi bir projenin veya portföyün bir parçası.

Proje Organizasyonu Şeması Nasıl Yapılır?

Proje organizasyon şeması, ekibin rollerini ve sorumluluklarını tanımlayacak, aynı zamanda bu roller için seçilen ekip üyelerini de detaylandıracaktır. Bu, gerekirse eğitimin tanımlanmasını, kaynakların nasıl tahsis edileceğinin tanınmasını ve paydaşları dahil etmek için uygun yolların belirlenmesini içerir. Bunu yapmak için atılması gereken altı adım var.

1. Personeli Tanımlayın

Birincisi, proje kapsamıyla ilgili kişiler kimlerdir? Bunlar proje üzerinde etkisi olanlardır. Anahtar personel onlar. Bu insanlar, pazarlamacılardan satış görevlilerine, departman başkanlarına ve BT personelinden danışmanlara ve destek personeline kadar geniş bir yelpazeyi yönetebilirler.

2. Üst Yönetim Ekibi Oluşturun

Bir sonraki adım, projeden sorumlu bir ekip oluşturmaktır. Bunlar, elbette, projeye menfaati olan ve projenin başarısına kendini adamış kişilerdir. Bu ekip genellikle proje sponsorlarından veya müşteriden oluşur, ancak proje boyunca rehberlik eden uzmanları da içerebilir.

3 Proje Koordinatörlerini Atayın

Bu seviyeye düşen görevleri yerine getirmek için orta-düşük yönetim seviyesinde bir kişi veya gruba ihtiyaç vardır. Bu kişi veya grup, ekip görevlerini senkronize etmeye yardımcı olacaktır. Koordinatörlerin sayısı projenin büyüklüğüne göre belirlenecek, ancak her zaman bir projenin üç alanına odaklanılacaktır: planlama, teknik ve iletişim.

4. Paydaşları Belirleyin

Projeden etkilenecekleri ve proje geliştirmeye katılacakları için, projeyi yürütecek ekibin dışında paydaşların belirlenmesi çok önemlidir.

5. Eğitim Gereksinimlerini Belirleyin

Bazen ekipler görevlerinde ve onlara yardım etmek için sağlanan araçlarda ustadır. Bazen proje uygulanmadan önce bir eğitim süresine ihtiyaç duymazlar ve ihtiyaç duyarlar. Bu, ihtiyaç duyulan herhangi bir eğitimin oluşturulduğu ve ekibe sunulduğu noktadır. Proje koordinatörü genellikle ekip üyelerinin bu becerilerini geliştirme görevini yöneten kişidir.

6. Proje Organizasyon Şeması Oluşturun

Son olarak, proje organizasyon şemasını geliştirme zamanı. Öncelikle, önceki adımları gözden geçirin ve ardından projedeki insanların nasıl işbirliği yapacaklarına, görevlerinin neler olduğuna ve birbirleriyle nerede bağlantılı olduklarına dair bu görsel sunumu yapın. Google Draw gibi ücretsiz bir ağ diyagramı aracı kullanabilir ve tamamlandığında gerekli taraflara dağıtabilirsiniz.

Proje Yöneticisi Ne Yapar?

Gelin Proje Yöneticinin  görev ve sorumluluklarına bir göz atalım. Unutmamak gerekir ki Proje Yöneticisinin görev ve yetkileri firmanın organizasyon tipine (Fonksiyonel, matriks,  proje ofisi) ve diğer faktörlere  (part time ya da tam zamanlı istihdam) göre değişiklik gösteribilir. Aşağıdaki açıklamalar genel bilgi vermek amaçlıdır.

Proje Yöneticisi’nin görev ve sorumlulukları:

• • Proje Yöneticisi, Proje yönetim bilgi ve becerilerini kullanarak projenin başarıya ulaşmasını sağlar.
  • Projenin tamamından sorumlu olan kişidir.
  • Proje başlangıç belgesini hazırlar ya da hazırlanmasına yardımcı olur.
  • Kick-off toplantısı düzenler.
  • Proje paydaşlarını ve paydaşların gereksinimleri belirler.
  • Toplanılan gereksinimler neticesinde projenin kapsamını belirler.
  • Proje Yöneticisi’nin teknik uzman olmasına gerek yoktur.
  • Proje ekibi arasındaki iletişimin etkin olmasını sağlar, ekibin ortak amac doğrultusunda çalışmasından ve bilgilendirilmesinden sorumludur, ekip üyeleri arasındaki sorunların çözülmesinde aracılık yapar, motive kalmasını sağlar.
  • Kimin kiminle iletişimde olması gerektiğini belirler.
  • Proje yürütürmesi aşamasında proje takımına ve diğer paydaşlara destek ve bilgi sağlar, ekibin işini doğru yapması için yeterli bilgiye sahip olduğundan emin olur.

• Projeye kaynak atanması için fonksiyonel yöneticileri ikna eder (fonksiyonel organizasyon)
• Proje Yöneticisi, proje yönetim planlarının hazırlanması, kontrol ve takibinden sorumludur.
• Proje zaman planının tamamını kontrol eder, eğer proje planlanandan daha geç tarihte tamamlanacak ise; proje süresini öne çekecek stratejiler geliştirir.
• Proje aktiviteleri için zaman planlaması yapılırken, gerçek dışı zaman gereksinimleri ortaya çıkarmak ve gerçekçi zaman planları oluşturmaktan sorumludur.
• Bütçenin planlanmasından, yönetilmesinden ve kontrolunden sorumludur.
• Zaman ve maliyet rezervlerini belirler.
• Aktiviteler arasındaki bağlantıları belirler.
• İstenilen seviyedeki kalitenin belirlenmesi ve teslimatından sorumludır.
• Değişim yönetiminin uygulatılmasından sorumludur.
• Projede değişiklik olduğunda, bu değişikliğin tüm kısıtlara olan etkisini belirler
• Projenin kontrolunu ve performans takibini yapar.
• Proje ekibi, uzman ve paydaşlar ile proje risklerini belirler ve risk cevaplarını oluşturur, risklerin kontrol ve takibinden sorumludur.
• Proje Yöneticisi, projenin başarı ya da başarısızlığından sorumludur.
• Öğrenilmiş dersleri belirler, dokümente eder ve raporu yayımlar