Onomy Proje Set 2 – Proje Risk Kaydı

Açıklama

Proje Risk Yönetimi nedir ve Risk Yanıtlama Stratejileri nelerdir?

Proje risk yönetiminin amacı, projedeki fırsatların olma olasılığını ve projeye etkisini arttırıp; tehditlerin oluşma olasılığını ve etkilerini azaltmaktır. Risk bilinenin aksine; olumlu ya da olumsuz olabilir. Risk yönetimi ile, proje boyunca karşınıza çıkacak birçok problemden korunabilir ya da olasılık ve etikelerini azaltabilirsiniz. Aynı şekilde, pozitif risklerin ya da diğer adıyla fırsatların etki ve olasılığını arttırabilirsiniz. Örneğin, ürünün müşteriye teslimatı sırasında yaşanacak bir kaza ya da kayıba karşı ürünleri sigortalatarak; sorunun oluşması durumunda ortaya çıkacak ekstra maliyeti sigorta firmasına transfer etmiş olursunuz. Ya da daha ilk defa geliştirilecek bir ekipman için prototip hazırlamak; riskleri tespit edip önlem almanıza olanak sağlacaktır.

Risk cevaplarının yanıtlanması, Planlama Süreçleri Grubu altında yer almaktadır. Henüz planlama aşamasında, problemleri ortadan kaldırdığınızı düşünün. Eğer bu problemler ortaya çıksaydı, proje süresinin uzamasına, maliyetin artmasına vs… neden olabilirdi. Aslında risk yönetimi, zaman alıcı bir iş olarak algılansa da, doğru uygulandığında problemi ortadan kaldırarak ya da etkisini azaltarak tam tersine zamandan kazanıyorsunuz. Problemleri her zaman ortadan kaldırmak mümkün ama bunun için harcanacak zaman ve maliyete değer mi, bunun kararını vermeniz gerekiyor. Elimine edilmeyen problemler ya da faydalanılmayan fırsatları- ki bunlara “artık risk” (residual risk) deniliyor- olduğu gibi kabul edebilir ya da bunlar için ekstra risk yanıtları oluşturabilirsiniz.

Risk Yanıtlama Stratejileri

Riskle nasıl baş edeceğinizi belirlemek için stratejiler geliştirilmesi gerekiyor. Bu stratejiler riskin TEHDİT ya da FIRSAT oluşuna göre farklılık göstermektedir:

TEHDİTLER için risk yanıtlama stratejileri:

Kaçınma (Avoid): Tehditi kök sebebini ortadan kaldırarak yok edebilirsiniz. Örneğin kritik yol üzerindeki bir aktivitede problemin ortaya çıkma olasılığının oldukça yüksek olduğunu tespit ettiniz. Bu durumda kapsamda değişikliğe giderek tehtidi önleyebilirsiniz. Örneğin kısıtlı bir zamanda bir sistemin ayağa kaldırılması ve canlıya alınması gerekiyor ama kurulumu yapacak ekibin sistem hakkında yeterli bilgisi olmadığını tespit ettiniz. Bu durumda bu ekibe verilecek ilave eğitim ile problemi ortadan kaldırabilirsiniz.

Azaltma (Mitigate): Bir riski daha küçük bir risk yaparak, tehditin etki ve ortaya çıkma olasılığını azaltabilirsiniz. Örneğin sigorta yaparak, yangın çıkma riskine karşın, oluşacak masrafları sigorta firmasına yüklersiniz. Ama sigortalatmak yangın nedeniyle, planlanan sürenin gerisine düşmenizi etkileyemeyecektir. Sigorta yaptırmak riskin bütün ettilerini ortadan kaldırmayacak; fakat azaltacaktır.

Devretme (Transfer): Garanti anlaşması, sigorta, kesin teminat mektubu yaptırarak ya da işi taşeron bir firmaya yaptırarak (outsource), üzerinizdeki riski devredebilirsiniz. Sözleşmenin imzalanmadan önce, risk planlamasının tamamlanması gerekiyor çünkü; riskin transfer edildiğine ilişkin şart ve koşullar sözleşmede yer almalıdır.

FIRSATLAR için risk yanıtlama stratejileri:

Yararlanma (Exploit): Yeni bir iş ekleyerek ya da işin kapsamını değiştirerek fırsatın ortaya çıkması sağlanır. Örneğin iş paketini, planlanan gunden ziyade daha deneyimli bir personelin uygun gününe göre ayarlayarak; işin gerçekleşme süresini kısaltabilirsiniz.

Arttırma (Enhance): Riskin olumlu etkilerini ve ortaya çıkma ihtimalini arttıracak stratejiler geliştirilir.

Paylaşma (Share): Fırsat elde etmek için, partnerlik ilişkisine gidilmesi ya da bir işi 3. parti bir firmaya yaptırmak buna örnektir. Örneğin; sadece 3 ay sürecek bir kurulum işi aldınız ve bu işi yapacak hazırda bir ekibiniz yok ise, yeni personel işe almak ve eğitmek, 3. Partiden destek almaya göre daha pahalı olabilir. 3. Parti bir firmaya işi devrederek maliyet avantajı elde edebilirsiniz.

Hem TEHDİT hem de FIRSATLAR için risk yanıtlama stratejileri:

Kabul etme (Accept): Risk ortaya çıkana kadar harekete geçilmez ve efor harcanmaz. Aktif kabullenmede riskin ortaya çıkması durumu için acil durum planı belirlenerek; süre ve maliyet rezervi oluşturulur. Pasif kabullenmede, risk oluştuktan sonra hangi aksiyonların alınacağı (geçici çözüm) belirlenir.