PUKÖ Döngüsü (Planla – Uygula – Kontrol Et – Önlem Al)

Açıklama

PUKÖ Nedir?

Sürekli iyileştirmeyi amaçlayan bir çevrimdir. PUKÖ düşünce tarzıdır ve ilk aşamada faaliyetin kontrollü biçimde ortaya konmasını sağlama yöntemidir. PUKÖ yapmaya çalıştığımız şeyler konusunda bir çekirdek düşünme ve çalışma biçimidir. Kavramın kendisi çok basittir; ayrıca, bazı karmaşık faaliyetleri gerçekleştirmemizde de yardımcı olabilir.

İyi bir rapor Planla,Uygula, Kontrol et, Önlem al safhalarını kapsar.

PUKÖ’yü neden kullanırız?

• PUKÖ, nasıl daha verimli ve etkin çalışılacağını gösterir.
• PUKÖ, bir dizi yaklaşımlara ve becerilere sahip bir süreci sunar.
• PUKÖ, açık iletişim ve rollerle ekip çalışmasını destekler.
• PUKÖ, Ar-Ge ve üretim fonksiyonlarının entegrasyonuna yardımcı olur.
• PUKÖ, bir sürecin standardizasyonunu güvenceye alma yöntemidir.
• PUKÖ, bir sürekli iyileştirme aracıdır.
• PUKÖ Döngüsünün Temel Özellikleri
• Katılımcı yönetim tarzıdır. ( Tüm çalışanlar katılır.)
• Fonksiyonlar arası faaliyetleri geliştirir.
• İlk defada doğru yapmayı hedefler.
• Kalite ve maliyet kriterlerine dönüktür.
• PUKÖ çevrimi çalışanların, süreç esnasında ortaya çıkan eksikleri gidermesinde kolaylık sağlamak için kullanılır.
• PUKÖ(Planla, Uygula, Kontrol et, Önlem al) çevrimindeki aşamaları inceleyelim.

Planla : NE yapmak gerektiğini ve NASIL yapılacağını belirleme.

Hedefe ulaşmak için kaynaklar, zamanlama, sorumlulukların planlanması. (Amaç,hedef..)

Uygula : Planı ve ölçüm araçlarını uygulama.

Planı gerçekleştirecek aktiviteler.

Kontrol Et : Sonuçları değerlendirmek ve varsa sapma nedenlerini anlamak.

Sonuçların plana göre gidip gitmediğini değerlendirme.

Önlem Al : İyileştirmeyi kararlı hale getirmek ve yeni çalışma kurallarını düzenlemek.

Kontrol basamağı sonuçlarına göre alınacak ilave adımlar.

(Karşı önlem/ Standartlaştırma/ Kaizen )

PUKÖ, zamanının çoğunu planlamaya harcamaktadır, eğer iyi bir plan hazırlanmışsa, bunu uygulaması süratle ve yumuşak olmalıdır. PUKÖ döngüsünde planlama, en kritik evredir.Planlamanın çok iyi hazırlanmış olması “önlem al” evresindeki faaliyetlerin en aza indirilmesine yardımcı olacaktır. Planlama asla aceleye getirilmemeli ve sağlıklı bir biçimde gerçekleştirilmelidir. Planlamaya gereken önemin verilmemesi “kontrol et” evresini uzamasına, bu da toplam zaman içinde gereksiz kayıplara neden olur.

PLANLA

Başarılı bir plan için nelere dikkat etmeliyiz?

Amaç Koyulmalı – Neye ulaşmak istiyoruz?

Mevcut Durum Kavranmalı – Gerçeklere dayalı olarak şu anda neredesiniz?

Aktiviteler Belirlenmeli – Amaca ulaşmak için neye ihtiyacınız var?Kaynaklar – Faaliyet planını tamamlamak için neye ihtiyacınız var?

Amaç

Sürekli erişmemiz gereken birçok işlemsel amacımız vardır.Tüm amaçların bir müşterisi vardır; bu yüzden amacımızın neye göre ölçüldüğünü bilmek ve müşterinin ne istediğini bulmak zorundayız.

Amacımızın uygun olması gereken koşullar : Belirgin, ölçülebilir, uygun, makul, zamanlama sınırlı.

Mevcut Durum

Amaçtan eyleme geçmek için, durumu tutarlı bir biçimde kavramak zorundayız.Durumun kavranması bir Döngüsel (periyodik) süreçtir. Geniş bir kaynak yelpazesinden bilgi toplamalıyız. Bu nedenle:

–Veri toplamalıyız.(Ne yapılabilir?)

–Verileri analiz edebiliriz.(Ne yapılacak?)

–Daha fazla bilgi toplayabiliriz.

Faaliyetlerin belirlenmesi

İşin Tamamlanmasına İlişkin Faaliyetler(Görevler)

Faaliyetler genel amaca erişebilir olmalı ve BÖUMZ’e (Belirgin, Ölçülebilir, Uygun, Makul, Zamanla sınırlı) uyan görevlere göre ayrılmalıdır.

Görevler tamamlama yönünde mantıklı bir sıraya koyulmalıdır.

Bir program yapılmalı ve bu program görsel olarak gösterilmelidir.

Görevler, tamamlanmak üzere paylaşılmalıdır.

İzleme Faaliyetleri: Müşterinin amacını gerçekleştirmek üzere ve müşterinin talebine göre izlenecek şekilde olduğu unutulmamalı ve müşteri, çalışmalar konusunda bilgilendirilmeli. Bunun için de düzenli oturumlar programlanmalıdır.

Kaynaklar

Ne yapacağımızı planlarken, aşağıdaki hususları dikkate almalıyız.

-Her görevi yapmak için neler gerekli?

-İşi kim yapacak?

Dikkate alınması gereken 6 temel kaynak alanı vardır. Bunlar şöyle sıralayabiliriz:

-Eğitilmiş Kişiler

-Zaman

-Para

-Donanım

-Uzmanlık

-Yönetim Desteği

Eğer bunların doğru düzeylerine yeterli erişim olmazsa, amaca başarılı bir şekilde olasılığı zayıftır.

UYGULA

Uygulama, bir çok unsuru unutmamayı gerektirir.

Planı uygularken; Görevler yerine getirilmeli, gelişim izlenmeli, gerektiğinde ayarlama yapılmalı.

Görevlerin Yerine Getirilmesi

Yapılan çizelgeye göre işler uygulanmalı. Eğer, plan izlenmeyecekse, zaman planlaması için çaba harcanmasına gerek yoktur.

İzleme

Bu alan, amacın başarılı bir şekilde gerçekleştirilmesi için hayati önemdedir. Bu noktada gereksinim duyduğumuz alanlar ise; izleme noktaları, izleme zamanları, izleme yöntemleri, izleme sorumlulukları. İzlemede konu, ilgilenilmesi gereken alanların aydınlatılmasıdır. Bu hedef kaynakların onlara ihtiyacı olan konulara yönlendirilmesinde yardımcı olmaktadır. Bu nedenle sorunlar saklanmamalıdır.

Gereken şekilde ayarlama yapılmalı:

Ne zaman ayarlama yapılmalı?

-Plan çizelgeye uygun değilse

-İstenilen sonuçlar üretilemiyorsa,

-Amaç değişmişse

-Öngörülmeyen sorunlar/değişiklikler varsa

KONTROL ET

Değerlendirme

1.Sonuç ne ?

-İstenilen sonuçlara ulaşıldı mı?

-BÖUMZ amacına göre değerlendirilmeli.

2.Süreç Nasıl?

-Ölç

-Kaydet

-Analiz et

Ne ölçüde başardığımızı anlatmak için, UYGULAMA aşamasındaki İZLEME sırasında toplanan bilgiler, maksimum düzeyde kullanılmalı.

ÖNLEM AL

Ne öğrenmiş olduğumuza bakarak süreçte düzeltmeler, iyileştirmeler ve değişiklikler yapılmalıdır. Bu süreçte iki muhtemel sonuç vardır. Bunlardan ilki eğer amaca ulaşamazsak BÖUMZ hedefine dönerek karşı önlem uygulanmalı,ikincisi ise hedefe ulaştığımızda standartlaştırma yapmamız gerek.

Karşı Önlemler : Sonuçlar gerektiği gibi olmadığından, karşı önlemler alınması gerekiyorsa bunun nedeni nedir diye sormalıyız.

-Durum değişti mi?

-Plan izlenmedi mi?

-Plan Yeterince etkin değil miydi?

Standartlaştırma : Projeyi tatmin edici bir biçimde tamamladıktan sonra, yapılanları ve bunu yapma yöntemini standartlaştırma gerekmektedir.

-Süregelen faaliyetleri ve kontrolleri herkesin görmesi için programlama yapılmalı.

-Olayların nasıl geliştiğine ilişkin görsel kontrol olmalı.

-Gerektiği biçimde gerekiyorsa eğitim verilmeli.

-Sizin veya başka birinin süreci tekrarlayabilmesi için onu standartlaştırmalı.