Proje Zaman Çizelgesi Oluşturmanın 8 Adımı

Proje yönetimi zaman çizelgesi olmadan hiçbir proje planı tamamlanmış sayılmaz. Proje zaman çizelgesi, bir projenin başından sonuna kadar basit bir görsel genel bakışını sağlar ve ekipler arasında artan iş verimliliğine yol açar.

Zaman çizelgeleri onları kağıt üzerinde gördüğünüzde göründüğü kadar basit, bir projeyi etkili bir zaman çizelgesine ayırmak, özellikle acemi proje yöneticileri için bunaltıcı gelebilir. Öyleyse, bu bir proje yönetimi zaman çizelgesi oluşturma ilk deneyiminizse veya hatta 123. deneyiminiz ise, bir sonraki zaman çizelgenizi mükemmelleştirmek için bu sekiz başarısız olmayan adımı kullanın.

Proje Zaman Çizelgesi Oluşturmanın 8 Adımı

1. Bir proje kapsam beyanı yazın
2. Bir iş kırılım yapısı (WBS) oluşturun
3. Her iş paketini görevlere ayırın
4. Proje bağımlılıklarını belirleyin
5. Her görev için gereken toplam süreyi belirleyin
6. Kaynak kullanılabilirliğini belirleyin
7. Önemli kilometre taşlarını belirleyin
8. Proje yönetimi zaman çizelgenizi oluşturun

1. Bir proje kapsam bildirimi yazın.

Projenizin kapsamını belirlemek, proje zaman çizelgenizi oluşturmadan önce tamamlamanız gereken proje yönetimi sürecinin başka bir parçasıdır. Bir proje kapsam beyanı, bir projenin sonunda üretmeyi planladığınız çıktıların ana hatlarını belirtir.

Hızlı bir örnek olarak, sizin ve arkadaşlarınızın bir bahçe dikmek istediğinizi varsayalım. Bir kapsam açıklaması şuna benzer: Domates, biber, lahana, patates, bezelye, yeşil fasulye ve mısır üreten 100 metrekarelik bir sebze bahçesi üreteceğiz.

2. Bir iş kırılım yapısı (WBS) oluşturun

Bir iş kırılım yapısı (WBS) oluşturmak için, kapsam bildiriminizden başlayın ve çıktılarınızı veya teslim edilebilirlerinizi daha küçük parçalara ayırın. Henüz görevlere girmiyorsunuz, sadece daha küçük çıktılar. Bu bölümün diğer bir adı kapsam temelidir ve her bir alt teslim edilebilir iş paketi olarak adlandırılır.

Bahçe örneğimizle devam edersek, WBS’nizin şunları üreteceğini söyleyebilirsiniz:

• 10 fit kare domates
• 10 fit kare biber
• 15 fit kare lahana
• 20 fit kare patates
• 15 fit kare bezelye
• 10 fit kare yeşil fasulye
• 20 fit kare mısır

3. Her iş paketini görevlere ayırın

Artık her iş paketi için bir yapılacaklar listesi oluşturabilirsiniz. Taban çizginiz ve hedefiniz arasındaki boşluğu düşünün. Başlangıç ​​noktasından istenen bitiş noktasına ulaşmak için ne olması gerekiyor? Çalışma paketlerinde benzer olan görevleri not alın. Bu süreç, sonraki adımda bağımlılıkları belirlemenize yardımcı olacaktır.

4. Proje bağımlılıklarını belirleyin

Bağımlılıklar, başka bir görev tamamlanana kadar başlatılamayan görevlerdir. Örneğin, toprak işlenene kadar domateslerinizi ekemezsiniz. Bu senaryoda, bir proje yönetimi zaman çizelgesi için bağımlılıkları belirlemek nispeten basit olacaktır, ancak daha karmaşık süreçler için, bağımlılıkları eşleştirmek size birkaç gri saç verebilir.

Bir akış şeması veya diyagram oluşturmak, bu bağımlılıkları görselleştirmek ve tanımlamak için yararlıdır. Her bir görev için hangi ekibin veya bireyin sorumluluk alacağını belirlemek için kulvarları veya renk kodlamalarını kullanmayı yararlı bulabilirsiniz. Burada domates ve yeşil fasulye ekme işi renklerine göre iki takıma ayrılıyor:

5. Her görev için gereken toplam süreyi belirleyin

Görev listenize veya bağımlılık çizelgenize geri dönün ve her bir görevi yerine getirmenin ne kadar süreceğini düşünün. Sorumlu tarafın kesintisiz olarak görev üzerinde özenle çalıştığını varsayın. İhtiyaç duyulan zamanı doğru bir şekilde tahmin edemiyorsanız, size rehberlik edebilecek bir uzmanla bu bölümde çalışın.

Aşağıdaki örnek, tüm satın alma görevlerinin birlikte yapılacağını gösteren bir kulvar içermektedir.

6. Kaynak kullanılabilirliğini belirleyin

Çoğu zaman, sınırlayıcı kaynağınız ekip üyelerinizin veya çalışanlarınızın mevcudiyeti olacaktır. Bu adımda, tahsis edilen bir görev üzerinde çalışmak için ne zaman zaman geçirebileceklerini düşünmeniz gerekir. Bir ödevi tamamlamak yalnızca bir günlük özel çalışma gerektirse de, aynı anda gerçekleşen birçok başka proje varsa, belirlenen süreyi birkaç güne veya hatta haftalara genişletmeniz gerekebilir.

Bahçe örneğinde, baştan sona sadece dört saat sürecektir, ancak diğer her şey devam ederken, ekibinizin işi bitirmesi için iki hafta sonuna ihtiyacı olacaktır. Bu nedenle, bir proje zaman çizelgesi oluşturduğunuzda, her görev için birkaç gün ayıracaksınız.

7. Önemli kilometre taşlarını belirleyin

Proje kilometre taşları, projelerinizin ilerlemesini baştan sona izlemenize olanak tanır. Bu şekilde, geride kalırsanız, son teslim tarihinizi çok önceden bilecek ve hedefinizde kalmak için planlarınızı veya beklentilerinizi ayarlayabileceksiniz.

8. Proje yönetimi zaman çizelgenizi oluşturun.

Bu eğlenceli kısım! Proje zaman çizelgenizi oluşturma zamanı. Görevlerinizi uçtan uca sıralayın, uzunluklarını ayrılan süreyi yansıtacak şekilde ayarlayın ve ardından işleri düzeltmek için kilometre taşları ekleyin. Tamamlanmış bir proje zaman çizelgesi hazır. Güzel değil mi?

• 
  Altı Sigma Proje Sözleşmesi Nedir?
  Altı Sigma Proje Sözleşmesi, DMAIC (Tanımla, Ölç, Analiz Et, İyileştir, Kontrol Et) döngüsünde, Tanımlama adımında düzenlenir. İndirme Sayısı: 656
• 
  Beyin Fırtınası Üzerine Yeni Düşünme
  Kuruluşlarla bir inovasyon kültürü ve bir inovasyon süreci uygulamalarına yardımcı olmak için yaptığımız çalışmalarda, çoğu zaman insanların “yaratıcılık”, “yaratıcı düşünme” ve “beyin fırtınası” terimlerinin anlamı ve farklılıkları konusunda kafalarının karıştığını görüyoruz. İndirme Sayısı: 315
• 
  Kuruluş Performans Ölçümü
  Performans ölçümü, bir kuruluşun ilerlemesini izlemenin hayati bir parçasıdır. Bir kuruluşun gerçek performans sonuçlarının veya sonuçlarının amaçlanan hedeflerine göre ölçülmesini içerir. İndirme Sayısı: 318
• 
  Başabaş Analizi Nasıl Yapılır?
  Başabaş analizi yapmak, işletmenizin tüm masrafları karşılamasını ve kar elde etmeye başlamasını tam olarak ne zaman bekleyebileceğinizi belirlemek için önemlidir. Bu, herhangi bir başlangıç ​​işinin ilk günlerinde önemli bir kilometre taşıdır. İndirme Sayısı: 494
• 
  Raporlu İşçi İşten Çıkarabilir mi?
  Normal şartlarda hastalanıp tedavi gören veya raporlu işçi işten çıkarılamaz ama rapor veya tedavi süresi ihbar süresini 6 hafta aşmışsa tazminatı ödenerek çıkarılabilir. Bu durumda ihbar tazminatı gerekmez, kıdem tazminatı ödemek gerekir. İndirme Sayısı: 1.045