Projelerin Belirlenmesi ve Önceliklendirme

Proje seçimi, yöneticilerin aldıkları önemli kararlardan kararlardan biridir. Nekadar iyi yönetilirse yönetilsin, kötü seçilmiş bir proje asla başarıya ulaşamaz. Aksine gerçekleşebilecek karları kaybettirir. Çoğu firma bu kaçırılan fırsatları göremez. Doğru seçilen proje iyi yönetilir. Peroje zamanında biten, bütçeyi aşmazsa fırsat kayıpları görülmez .

Zaman geçtikçe bu firmalar birbirinden ayrılır, kötü seçimler yapan yok olur, iyi seçimler yapan ayakta kalır.

Projelerin belirlenmesi ve önceliklendirme yapıları

Kuruluşun proje ketegorilerine uygun bir üst kurul yapılandırması ve projeleri bu kurul üzerinden belirlemeleri zorunlu olmasa da oldukça yararlı bir usuldür.

Bu kurul(lar), üst resimden konulara bakabilecek seviyede, proje liderlerini atayabilecek ve kaynak sağlayabilme yetkide kişilerden oluşmalıdır. Teknik yönden konuları detaylı yorumlayabilcek uzman kişiler de üst kurullarda yer alabilir.

Projelerin belirlenmesi ve önceliklendirme kriterleri

Projelerin belirlenmesi ve önceliklendirilmesi için örnek kriterler aşağıda listelenmiştir. Kuruluşlar kendi özel şartlarına göre bu kriterleri geliştirebilirler ve ağırlık belirleyebilirler:

• Stratejik Uygunluk
  • Şirketin stratejik hedeflerine uygunluk
  • Yeni iş yeteneklerinin ortaya çıkarılması veya iş yeteneklerinde gelişme/iyileşme (iş verimine etki)        
  • Yasal, düzenleyici, şartname veya denetim gereksinimlerine etki
  • Risk seviyesinin azaltılması
  • Kuruluş performans ölçütlerine hizmet (yeniden kullanılabilirlik, servis seviyesinde artış, performans düzeyinde artış, kar, tasarruf, vb)
• Ekonomik etki
  • Gelir etkisi
  • Tasarruf etkisi
  • Toplam proje maliyeti
• Uygulanabilirlik
  • Çözüm adreslenebilirlik
  • Görev alacak personeli sayısı
  • Öngörülen proje süresi
  • Etkilenen kullanıcı sayısı
  • Öngörülen proje bütçesi

Projelerin belirlenmesi ve önceliklendirme yöntemi

Projelerin belirlenmesi amacıyla; problemler, performans değerlendirme sonuçları, müşteri / yönetim taleplerinin toplanması için kanallar geliştirilmelidir. Bu kanallar ile toplanan bilgiler ve gerek olduğunda fizibilite sonuçlarına göre projeler belirlenir.

Proje belirlenmesi ve önceliklendirmesinde, projeler için ayrılabilecek toplam kaynak (insan, para, malzeme, zaman) dikkate alınmalıdır.

Toplam kaynak öngörüsü olmadan (yönetilebilecek proje sayısından fazla) proje belirlenmesi ve tetiklenmesi, başarısız proje sayısında artışa neden olacaktır.

Proje belirleme süreci, proje sponsorunun ve liderinin atanması ve proje çıktı (ön) hedeflerinin proje liderine indirilmesi ile tamamlanır.