Proje Maliyet Yönetimi

Proje yönetiminde kritik öneme sahip maddelerden bir tanesi de proje maliyet yönetimidir. Proje maliyet yönetimi, proje için onaylanmış bütçe ile projenin tamamlanması için gerekli planlamanın yapılmasını ve kontrol edilmesini kapsar. Proje maliyet yönetimi; maliyet yönetim planlanması, maliyet tahmin edilmesi, bütçenin belirlenmesi ve maliyet kontrolü gibi süreçleri içerir.  Süreç içerisinde yapılacak düzenli toplantılar ve grup halinde karar alma tekniklerinin kullanılması büyük önem arz etmektedir. Tarihsel verilerin yol gösterdiği uzman görüşü, planlama süreçlerini oluşturmada kullanılabilir.

Maliyet yönetim planlaması, proje planlamasının bir alt bileşenidir. Proje maliyet yönetim aşamalarında oluşabilecek riskler ve fırsatları, çevresel faktörleri iyi sezimleyerek göz önünde bulundurmak gerekir.  Planlamayı yaparken bazı yazılım uygulamaları, bilgisayar ortamındaki elektronik tablolar, istatiksel araçları kullanmak bizlere büyük kolaylık sağlayacaktır.

Maliyetlerin tahmin edilmesi, proje kapsamını tamamlamak için gerekli insan kaynağı, malzeme kaynağı, tesisler gibi her türlü maliyet miktarını içermekle birlikte zaman içindeki verilere dayanan bir öngörüdür. Planlamaya piyasanın koşulları, ülkenin döviz kuru, tedarikçi fiyat teklifleri, organizasyon yapısı gibi etmenler etki eder. Tahmin doğruluk oranı tahmindeki belirsizlikler göz önüne alınarak üç nokta tahmin kuralı kullanılarak iyileştirilebilir. Üç tahmin; en olası maliyet, iyimser maliyet ve kötümser maliyettir. Maliyet tahmini proje süresince sürekli kontrol edilir ve belirlenen değerin ±%10’luk dilimde kalması beklenir.

Proje zaman çizelgesi proje maliyet yönetimini etkileyen temel unsurlardan bir tanesidir. Aktivite çizelgesi gerekli insan gücü, ihtiyaç duyulan malzeme ve ekipmanların belirlenmesi açısından önemlidir. Zaman çizelgesine göre kullanılacak malzemeler için maliyet miktarını planlarken kiralama ya da satın alma yoluna gidilebilir.

Proje bütçesinin belirlenmesi, projenin yürütülmesi için bütün girdiler ve çıktıları kapsar. Tahminlerin belirlerken destekleyici maliyet detaylarını içermesi bütçeyi belirleme konusunda yardımcı olur. Proje ile ilgili yapılan ve yapılacak olan her türlü anlaşma bütçe belirlenmesine dahil edilir.

Maliyetlerin kontrolü, bütçenin ilerleyen tarihlerinde o tarihe kadar fonların tüketiminin takibi, talep değişikleri ve taleplere cevap verilmesi, çalışma performansı ile harcanan fon karşılaştırılması, paydaşlar ile iletişimde olup oluşan değişiklikler ve gelişmelerin iletilmesi, bütçenin planlanan sınırlar içerisinde kalması gibi görevleri üstlenir.