İçindekiler
PUKÖ Döngüsü olarak bilinen; “planla”, “uygula”, “kontrol et” ve “önlem al” ilkelerine dayanan metodoloji tüm proseslere uygulanabilir. Son yıllarda iş disiplinini, verimliliğini ve kalitesini arttırmak amacıyla maliyet ve iş kazalarını düşürmeye yönelik uygulanan PUKÖ döngüsü “daha iyiye” ulaşmak amacıyla uygulanan bir sistem olarak tanımlanabilir.
PUKÖ Döngüsü’nün kullanılmasının belli başlı amaçları bulunur. Bu amaçlar şu şekilde sıralanabilir;
- Daha verimli ve etkin çalışma
- Ekip çalışması sinerjisini oluşturma
- Sürecin standardizasyonuna katkı sağlama
- Fonksiyonlar arası faaliyetleri iyileştirme
- Kaliteyi yükseltme
Yazımızın girişinde de belirttiğimiz gibi PUKÖ Döngüsü; dört ayrı aşamadan ve bu aşamaların birbiriyle olan entegrasyonundan güç alır. PUKÖ Döngüsü’nün daha kapsamlı anlaşılması adına planla, uygula, kontrol et ve önlem al aşamaları hakkında bilgi vermek istiyoruz.
PUKÖ Döngüsü Aşamaları
Planla
Döngünün başlangıç noktası ve en kritik aşamalarından biri “planla” aşamasıdır. Planla aşamasında söz konusu işin; neden, nasıl, ne zaman, ne kadar sürede ve kimler tarafından yapılması gerektiği kararlaştırılır. Görev dağılımları ve hedefler belirlenirken riskler veya karşılaşılacak zorlukların minimize edilmesi amaçlanır. Planlama aşamasında dikkat edilmesi gerekenlerin başında organizasyon ya da şirket özelinde ulaşılabilecek hedeflerin konulmasıdır. Bu aşamada gerçekçi olmayan bir planlama sürecinin başlatılması PUKÖ Döngüsü başarı olasılığını azaltabilir. Planlama kısmının nihai amacı müşteri talepleri ve işletme politikası arasında uyumluluk sağlayan bir iş planının tasarlanmasıdır.
Uygula
Planla aşamasında belirlenen amaçlar, sorumluluklar ve hedefler uygula aşamasında hayata geçirilir. Yapılan planların uygulanmasını kapsayan bu süreçte ilk aşamada belirlenen hedeflerin gerçekleştirilmesi amaçlanır.
Kontrol Et
Kontrol Et aşaması planla ve uygula aşamalarının hayata geçirilmesi sonucu başlatılır. Alınan önlemler ve belirlenen hedefler doğrultusunda çizilen yol haritasının efektif sonuçlar verip vermediği bu aşamada ölçümlenir. Kontrol et sürecini başlatan ve olumlu sonuç alındığını anlayan yetkililer doğru yolda olduklarını anlar ve tedbirlerini standart hale getirir. Kontrol et aşamasında elde edilen veriler beklentiyi karşılamıyorsa nedenleri tespit edilerek düzeltici önlemler alınır ve gerekirse döngü yeniden başlatılır.
Önlem Al
PUKÖ Döngüsü’nün son aşaması olan “önlem al” sürecinde planlama aşamasından uygulamaya; uygulamadan kontrol etmeye kadar tüm aşamalardaki sapmalar kontrol edilir. Önlem Al aşaması PUKÖ döngüsünün yeniden başlatılmasını gerektirebileceği için en önemli adımlardan biri olarak kabul edilir.
PUKÖ Döngüsü Ne Zaman Kullanılır?
PUKÖ Döngüsü’nü tek bir alana indirgemek doğru bir yaklaşım değildir. Bu sistem hem iş hem de özel yaşantıda kişinin hedefleri ve gerçekleştirmek istediği değişimler doğrultusunda adapte edilebilir. Sürekli iyileşmenin gerçekleşmesi amacı taşındığında, yeni bir projeye adım atıldığında, planlanan değişimlerin başlatılması kararı verildiğinde, süreç tasarım dönemlerinde ve problemlerle karşılaşıldığında PUKÖ Döngüsü devreye alınabilir.