İş Analizi Zorlukları

Hiçbir süreç tamamen doğru olamaz ve amacına tam olarak hizmet edemez. İş analizi buna bir istisna değildir. Süreç, çeşitli yöntemler, araçlar, planlar ve çok sayıda insan çabası içerir. Ve “insanların” dahil olduğu yerlerde hiçbir şey yüzde 100 doğru olamaz. İş analizi zorlukları iş analizini etkin bir İK aracı olarak kullanmaya engel değildir.

İş Analizi Nedir?

Bir iş yerinde yapılan işleri ve bu işleri yapacak olan kişiler de bulunması gereken niteliği, niceliği, gerekleri ve sorumlulukları bilimsel yöntemlerle inceleyen ve bunlarla ilgili veri toplayan bir tekniktir.

İş Analisti Kimdir?

İş analizi teknik bir konu olmasından dolayı, iş analizini yapan kişilerin, belli bir bilgi birikimine ve iş deneyimine sahip olması gerekir. İş analizi yapan kişilere iş analisti denir.İş analisti, bir işi yapmakta olan personelden ve onların amirlerinden gözlem, mülakat, anket gibi yollarla edindiği bilgileri kendi uzmanlık bilgileriyle birleştirerek iş analizi yapar.İş analizinde işi yapan personel değil, sadece iş analiz edilmelidir. İş analisti, işi kimin yaptığına ve nasıl yapması gerektiğine karışamaz. O sadece, işin nasıl yapıldığını dikkate alır.

Bir iş analistinin, görevini en doğru şekilde yapabilmesi için öncelikle çok iyi bir gözlemci olması, matematiksel düşünce yapısına hakim olması ve tüm bu süreç boyunca objektif yani tarafsız olması çok önemlidir.

İş Analizleri Nasıl Yapılır?

İş analizi, fiilen çalışan işçilerin iş başındaki çalışma davranışlarının objektif olarak ölçümüne dayalı olarak yapılmalıdır. Analistler işle ilgili bilgileri, mülakat veya anket yöntemleri kullanarak işi yapan işçinin kendisinden veya amirinden sağlayabilir veya gözlem yaparak elde edebilirler.

İş analizi sürecinde işlere ilişkin veriler, genel olarak işlerin içerdiği görevlerin nasıl yapıldığına, kullanılan araç, ge reç, malzeme ve teçhizatına, işin içerdiği tehlikelere, gerektirdiği yetenek ve öğrenim düzeyine, işin fiziksel ve sosyal çevre koşullarına ilişkin bilgiler yer alır.

Bir işletmede birbirinden farklı her işin analizinin yapılması gerekir. Aynı işi yapan birden çok kişi olması halinde de sadece bir kişinin yaptığı işin incelenmesi yeterlidir.

İş analizi bilgileri elde edildikten sonra iş tanımları ve iş gerekleri haline getirilir. Herhangi bir gereklilik durumunda arşivde eski analizler incelenir, gerekli güncellemeler yapılır ve tekrar arşive konulur.

Peki bu analizleri yaparken ne gibi yöntemler kullanılabilir dersiniz? Gelin biraz bu yöntemlerden en çok kullanılanlarına değinelim…

Gözlem

Bu yöntemde iş analisti, işi yapan kişiyi müdahale etmeden izler ve gözlemlerini kaydeder.

Mülakat

Bu yöntem analist ve personelin yüz yüze yaptığı sözel iletişimi baz alan bir yöntemdir. Yöneltilecek soruların bir kısmı uzmanlar tarafından belirlenmiş olup bir kısmı analist tarafından o an birden seçilebilir, görüşme sonunda yine analist gerekli notlarını almış ve bu iş-personel personel uyumunu maksimize edecek analizleri yapmak için çalışmaya başlar.

Anket

Yapılan anketlerdeki sorular daha önceden belirlenmiş olup,bu yöntemde sadece personelin söz hakkı vardır. Sorulara sadece ilgili personeller yanıt verir ve bu anketler daha sonra iş analizlerinde değerlendirilmek üzere incelenmek amacıyla toplanır.

İş Analizi Zorlukları Neden Var?

Tüm iş analizi süreçleri, yöntemleri ve araçları yalnızca insanlar tarafından tasarlandığından, kendileriyle ilişkili pratik sorunlara sahip olma eğilimindedirler. İnsan beyni bazı sınırlamalara sahiptir, bu nedenle insanlar tarafından yaratılan, tasarlanan veya geliştirilen her şeyin de bazı veya başka kısıtlamaları vardır.

Konuya geri dönersek, iş analizi sürecinin bile kendisiyle ilişkili birçok pratik problemi vardır. Süreç etkili, uygun, pratik, verimli ve odaklanmış olabilir, ancak aynı zamanda çalışanlar için maliyetli, zaman alıcı ve yıkıcı olabilir. Bunun nedeni, bir iş analistinin süreci yürütürken karşılaştığı bazı tipik problemlerin olmasıdır. Bunları tartışalım ve onlara dikkatli davranarak iş analizi sürecinin nasıl daha etkili hale getirilebileceğini (iş analizi zorlukları ile başa çıkmayı) anlayalım.

İş Analizi Zorlukları Nelerdir?

Yönetim Desteği Eksikliği

İş analizi zorlukları içerisinde en büyük sorun, bir iş analisti yönetimden uygun desteği almadığında ortaya çıkar. Üst yönetimin, sürecin çıktısını veya üretkenliğini artırmak için bunu orta düzey yöneticilere ve çalışanlara iletmesi gerekir. Uygunsuz iletişim durumunda, çalışanlar bunu yanlış bir şekilde anlayabilir ve mevcut diğer seçenekleri aramaya başlayabilir. Bunun kendilerini kovmak veya onlara karşı herhangi bir işlem yapmak için yapıldığına dair bir fikirleri olabilir. Bu tür durumlardan kaçınmak için, üst yönetim görevlilerine doğru mesajı etkili bir şekilde iletmelidir.

Çalışanlarda İşbirliği Eksikliği

Özgün ve doğru iş verilerinin toplanmasından bahsedersek, çalışanların desteği olmadan gerçek verileri elde etmek neredeyse imkansızdır. İşbirliğine hazır değillerse, iş analizi sürecini yürütmek tamamen zaman, para ve insan çabası israfıdır. İhtiyaç, işçileri güvene almak ve bunun yalnızca sorunlarını çözmek için yapıldığını bildirmektir.

İş Analizi İhtiyacının Belirlenememesi

İş analizi sürecinin amaçları ve ihtiyaçları doğru bir şekilde belirlenmemişse, araştırma ve araştırmayı yürütmeniz tamamı boşunadır. Yöneticiler, bu sürecin neden yürütüldüğüne, amaçlarının ne olduğuna ve toplanan ve kaydedilen verilerle ne yapılacağına önceden karar vermelidir.

İş Analistinin Önyargısı

İş analizi sürecini gerçekleştirirken dengeli ve tarafsız bir yaklaşım bir gerekliliktir. Gerçek verileri elde etmek için, bir iş analisti yaklaşımında tarafsız olmalıdır. Önlenemiyorsa, süreci dış kaynak olarak kullanmak veya profesyonel bir iş analisti tutmak daha iyidir.

Tek Veri Kaynağını Kullanma

Bir iş analistinin, doğru bilgileri toplamak için birden fazla veri kaynağını dikkate alması gerekir. Tek bir kaynaktan veri toplamak yanlışlığa neden olabilir ve bu nedenle, iş analizi sürecini yürütme amacının tamamını geçersiz kılar.

Diğer İş Analizi Zorlukları

Bir iş analizi sürecinde, yetersiz zaman ve kaynaklar, görevliden kaynaklanan çarpıtma, uygun iletişim eksikliği, uygun olmayan anketler ve diğer formlar, iş analizi sürecinin doğrulanması ve gözden geçirilmemesi, ödül veya takdir eksikliği gibi birçok başka sorunlar olabilir.

İş analizi zorlukları bilinerek ve üstesinden gelinerek süreç için harcanan zaman ve insan kaynağı karşılığı alınmış olacaktır.