Yönetimin Planlama İşlevi

Planlama, ileriye bakmak ve izlenecek gelecekteki eylem planlarını belirlemek anlamına gelir. Bu bir hazırlık adımıdır.

Belirli bir işi kimin, nasıl ve ne zaman yapacağını belirleyen sistematik bir faaliyettir. Planlama, gelecekteki eylem planlarına ilişkin ayrıntılı bir programdır.

Haklı olarak, “İyi plan yarım yapılmıştır” deniyor. Bu nedenle planlama, etkili koordinasyon, katkı ve mükemmel uyum sağlamak için kuruluşun mevcut ve muhtemel insan ve fiziksel kaynaklarını dikkate alır. Mevcut kaynaklarla optimum ihtiyaç veya talep dengesini elde etmek için bir veya daha fazla ayrıntılı planın formüle edilmesini içeren temel yönetim işlevidir.

“Planlama, işleri düzenli bir şekilde yapmaya, harekete geçmeden önce düşünmeye ve tahminler yerine gerçekler ışığında hareket etmeye zihinsel bir yatkınlıktır”. Planlama, önceden belirlenmiş hedeflere ulaşmak için farklı yönetim işlevlerini gerçekleştirmek için diğerleri arasında en iyi alternatife karar vermektir.

“Planlama, ne yapılacağına, nasıl yapılacağına ve kimin yapılacağına önceden karar vermektir. Planlama, bulunduğumuz yer ile gitmek istediğimiz yer arasındaki boşluğu doldurur. Aksi takdirde gerçekleşmeyecek olan şeylerin gerçekleşmesini mümkün kılar ”.

Planlama Fonksiyonundaki Adımlar

Yönetimin planlama işlevi aşağıdaki adımları içerir: –

Hedeflerin belirlenmesi

Planlama, sistematik bir yaklaşım gerektirir.

• Planlama, ulaşılacak amaç ve hedeflerin belirlenmesi ile başlar.
• Hedefler, çeşitli faaliyetlerin üstlenilmesi için bir gerekçe sağlar ve çabaların yönünü gösterir.,
• Ayrıca hedefler, yöneticilerin dikkatini elde edilecek nihai sonuçlara odaklamaktadır.
• Nitekim hedefler planlama sürecine çekirdek sağlar. Bu nedenle, hedefler açık, kesin ve kesin bir dille belirtilmelidir. Aksi takdirde üstlenilen faaliyetler etkisiz kalacaktır.
• Mümkün olduğunca hedefler nicel terimlerle belirtilmelidir. Örneğin, çalışan erkek sayısı, verilen ücretler, üretilen birimler vb. Ancak böyle bir hedef, kalite kontrol yöneticisinin performansı, personel yöneticisinin etkinliği gibi nicel terimlerle ifade edilemez.
• Bu tür hedefler nitel terimlerle belirtilmelidir.
• Bu nedenle hedefler pratik, kabul edilebilir, uygulanabilir ve ulaşılabilir olmalıdır.

Planlama Tesislerinin Kurulması

• Planlama öncülleri, gelecekteki olayların canlı şekline ilişkin varsayımlardır.
• Planlamanın temeli olarak hizmet ederler.
• Planlama tesislerinin kurulması, kişinin gerçek planlardan nerede sapma eğiliminde olduğunu ve bu tür sapmaların nedenlerini belirlemekle ilgilidir.
• İşlemler sırasında iş yapma yolunda hangi engellerin olduğunu bulmaktır.
• Planlama tesislerinin kurulması, bu engellerden büyük ölçüde kaçınan bu tür adımların atılmasıyla ilgilidir.
• Planlama tesisleri dahili veya harici olabilir. İç, sermaye yatırım politikasını, yönetim iş ilişkilerini, yönetim felsefesini vb. İçerir. Dış, sosyo-ekonomik, politik ve ekonomik değişiklikleri içerir.
• Dahili tesisler kontrol edilebilirken, harici tesisler kontrol edilemez.

Alternatif hareket tarzı seçimi

• Tahmin mevcut olduğunda ve tesisler kurulduğunda, bir dizi alternatif eylemler dikkate alınmalıdır.
• Bu amaçla, her alternatif, mevcut kaynaklar ve kuruluşun gereksinimleri ışığında artıları ve eksileri tartılarak değerlendirilecektir.
• Seçim yapılmadan önce her bir alternatifin yararları, dezavantajları ve sonuçları incelenmelidir.
• Objektif ve bilimsel değerlendirmeden sonra en iyi alternatif seçilir.
• Planlayıcılar, bir alternatifin istikrarını değerlendirmek için çeşitli nicel tekniklerden yardım almalıdır.

Türev planların formülasyonu

• Türev planlar, ana planın gerçekleştirilmesine yardımcı olan alt planlar veya ikincil planlardır.
• İkincil planlar temel plandan çıkar. Bunlar, temel planların gerçekleştirilmesini desteklemek ve kolaylaştırmak içindir.
• Bu ayrıntılı planlar, politikaları, prosedürleri, kuralları, programları, bütçeleri, programları vb. İçerir. Örneğin, işletmenin temel amacı kâr maksimizasyonu ise, türev planlar satış maksimizasyonu, üretim maksimizasyonu ve maliyet minimizasyonunu içerecektir.
• Türev planlar, zaman çizelgesini ve çeşitli görevleri yerine getirme sırasını gösterir.

İşbirliğini Sağlama

• Planlar belirlendikten sonra, astları veya bu planları uygulamak zorunda olanları güvene almak daha çok tavsiye edilir.
• Onları güvene almanın ardındaki amaçlar şunlardır: –
• Astlar, karar verme sürecine dahil oldukları için motive olmuş hissedebilirler.
• Kuruluş, planların uygulanmasının yanı sıra formülasyonda da değerli öneriler ve iyileştirmeler elde edebilir.
• Ayrıca çalışanlar bu planların uygulanmasıyla daha fazla ilgilenecekler.

Planların takibi / değerlendirilmesi

• Belirli bir eylem tarzını seçtikten sonra eyleme geçirilir.
• Seçilen plan uygulandıktan sonra, etkinliğini değerlendirmek önemlidir.
• Bu, ilgili departmanlardan veya kişilerden alınan geri bildirim veya bilgilere dayanılarak yapılır.
• Bu, yönetimin sapmaları düzeltmesini veya planı değiştirmesini sağlar.
• Bu adım, planlama ve kontrol işlevi arasında bir bağlantı kurar.
• Takip, yapılan gözlemler ışığında gelecek planlarının daha gerçekçi hale getirilebilmesi için planların uygulanmasına yan yana gitmelidir.