Proje Aşamaları

Proje hazırlama aşamalarını nelerdir? Hangi aşamalar tamamlanarak bilimsel proje hazırlama süreci tamamlanır? Proje hazırlama, bilimsel bir yol izlenmesi gerektirdiği için ayrıca bilimsel yöntemin basamak veya aşamalarının da bilinmesi gerekir.

Hazırlık

Hazırlık aşamasında proje amaç ve gerekçesi netleştirilir. Bu aşamada “proje neden yapılıyor?” ve “hangi finansal ya da finansal olmayan sonuçlar için yapıyoruz?” gibi sorulara cevap aranır.

Projeyi tetikleyen problemler ve ihtiyaçlar, proje ortamı, projenin kapsamı ve kapsam dışı konular yine bu aşamada tanımlanır.

Hazırlık aşaması beklenen beklenen çıktılar:

• Proje kapsamının öngörülmesi,
• İş ihtiyaçlarının belirlenmesi / problem tanımı,
• Projenin şirket hedef ve stratejileri ile uyumu,
• Ön bütçe,
• Yatırım geri dönüş tahmini,
• Proje sözleşmesinin tamamlanması
• Proje ana yol haritası önerisi
• Proje organizasyon önerisi

Planlama

Bir projenin başarısı; onu planlarken harcanan çaba, özen ve yetenekler ile doğru orantılıdır. Planlama aşaması potansiyel riskleri gün yüzüne çıkarmak ve proje verimliliğini artırmak için yapılacak en iyi pratiktir.

Planlama aşamasında, yapılacak olan işlerin yol haritası ve alternatif yaklaşımlar belirlenir. “Neyi, ne zaman, kimle, kim için, hangi amaçla, nasıl yapacağız?” gibi sorular bu süreçte yanıt bulur.

Planlama ile işler arası sırasal ilişkiler düzenlenir ve iletişimin nasıl olacağı belirlenir. Planlama sürecinde iki yaklaşım işletilebilir:

1. Genelden Detaya
2. Detaydan Genele

Genelden detaya planlama diğerine göre daha yüksek risk taşır ve üst yönetim tarafından kabul görmeyebilir. Bir kişi veya küçük bir grup tarafından oluşturulur ve önemli işleri adresler; tarihler önerir. Tahminlemeden öteye gidemeyen bu proje plan tipinde yönetim nezdinde söz verilemez. Uzmanlık ve deneyim proje konusu için ortak kabul görmüş ekipler tarafından, riskleri yönetim tarafından kabul edilmiş şekilde, hızlı kazanımlar için tercih edilebilir ama her koşul için uygun olmayabilecek bir yöntemdir.

Detaydan genele olan planlama tipinde ise projeye katkısı olabilecek tüm proje üyeleri tarafından tüm alt başlıkları ile proje tanımlanır. İşlerin sorumluları adreslenir ve öngörülen süreler tahmin edilir. Projenin ihtiyaç duyacağı paydaşlar, araçlar veya departman gibi bağımlılıkları gösterilir. Kabul edilebilir seviyede risk taşır; üst yönetime sunulabilir durumda olur.

Planlama aşamasında beklenen çıktılar:

• Proje özet tanımı,
• Odaklanmış problem tanımı,
• Proje müşterisi bilgisi,
• Proje kapsam ve amaçları,
• Projenin beklenen sonuçları,
• Kilometre taşları ve teslim tarihleri,
• Proje organizasyonu ve sorumlulukları,
• Proje paydaş analizi,
• Proje planı,
• Proje kick off toplantısı,
• Detaylı gereksinimler dokümanı,
• Mevcut süreç tanımı / akışı,
• Proje iletişim planı,
• Proje eğitim planı,
• Proje kalite planı,
• Proje yönetim kapsamı,
• Risk yönetim planı,
• Değişim yönetimi planı,
• Yatırım getirisi,
• Maliyet yönetim planı,
• Proje bütçesi,
• Proje satınalma talepleri,
• Proje ajandasının yönetim planı,
• Teknik gereksinimler,
• Gerekli toplam kaynaklar ve zamanın tahminlenmesi,

Yürütme

Yürütme aşaması planlama sonrasında projenin başladığı ve proje eforunun gerçekleştiği aşamadır. Projede en yüksek maliyet, zaman ve efor bu süreçte gerçekleşir.

Başarı için kritik faktörlerinin, proje kapsamının doğru ve eksiksiz anlaşılması bu aşamada gerçekleşir,

Projenin bu aşamasında değişiklik isteklerinin gelmesi de mümkündür.  Proje değişiklik isteklerinin yönetimi bu aşamanın önemli alt başlıklarındandır.

Proje yürütme aşamasının en önemli unsurlarından biri proje ekibinin motivasyonu ve organizasyonun projeye konsantrasyonu olup proje yöneticisinin  en önemli görevlerindendir.

Proje yöneticisinin aşağıdaki kabullerle projeyi yürütmesi proje motivasyonu için yarar sağlayacaktır:

• Projenin, insanlar için, dinlenme ve eğlenme gibi doğal bir süreç olarak işletilebileceği,
• İnsanların kendi kendilerini yönetip kontrol edebilecekleri,
• Kendilerine doğru koşullar sağlandığında, insanların sorumluluk almak isteyeceğine, sorumluluğu kabul edeceğine ve sorumluluklarını yerine getirebileceği,
• Sonuçlar tatmin edici olduğu sürece, kuruma bağlılığın kendiliğinden oluşacağı.

Yürütme aşamasında beklenen çıktılar ve işlemler:

• Ölçme ve ayrıntılı analizleri,
• Çözüm tasarımı ve yeni süreç tanımı,
• Belirlenmiş görevler ve yapılış sırası, kişi atamaları gerçekleşmeleri ve takip
• Gerçekleşen maliyetler,
• Toplantı notları, alınan kararlar istesi
• Proje risk planının işletilmesi,
• Proje iletişim planının işletilmesi,
• Proje kalite planının işletilmesi,
• Eğitim meteryali ve eğitimler,
• Diğer proje kayıtları,

İzleme ve Kontrol

İzleme ve kontrol aşaması planlama aşamasında başlar, projenin yürütme aşamasında kapanışa kadar devam eder.

İzleme ve Kontrol Süreci tüm projeyi kapsar ve projeyi belli aşağıdaki referanslar çerçevesinde:

• Kapsam
• Zaman
• Kalite
• Risk
• Maliyet

İzleme ve kontrol aşamasında beklenen çıktılar ve işlemler:

• Bütçenin kullanılması ve izlenmesi
• Gerçekleşen zaman, maliyet ve performansı,planlarla mukayesesi
• Düzeltici işlemin gerekli olup olmadığı kararı,
• Düzeltici eylem seçenekleri,
• Uygun düzeltici eylem.

Kapanış

Proje ile ilgili işlerin ve projenin resmen bitirilmesi bu aşamada yapılır. Yarıda iptal edilen projeler için de kapanış aşaması uygulanır.

“Kilometre taşlarına istenen tarihlerde ulaşıldı mı, proje beklenen proje tamamlanma süresinde gerçekleşti mi, proje hedeflenen bütçe dahilinde sonuçlandı mı, sunulan ürün veya hizmet istenen kalite standartlarına uygun mu, organizasyon  proje sonuçlarını  uygulamaya kararlı mı, proje amaçlarına tamamen ulaşıldı mı?“ bu aşamada cevaplanması beklenen sorulardır.

Proje içerisinde elde edilen bilgiler kaydedilir ve sonraki projelerde kullanılmak üzere erişilebilir halde tutulur. Kapanış aşamasında eksik bilgiler giderilir ve proje kayıtları tamamlanır. Bu kayıtlar ise geleceğe aktarılır; yani işe yeni başlayan veya devralan kişiler için bir başlangıç noktası yaratılır ve verimlilik artırılmış, kazanılan bilgiler (deneyimler) de kaybedilmemiş olunur.

Kapanış aşamasında beklenen çıktılar ve işlemler:

• Çıktıların onayının alınması,
• Finansal getirilerin ve yatırım geri dönüşünün finalize edilmesi,
• Proje sözleşmesinin kapatılması,
• İşin müşteriye devredilmesi,
• Projenin başarısının değerlendirilmesi,
• Proje kapanış anketi,
• Alınan dersler (lessons learned) raporunun hazırlanması,
• Kayıtların arşivlenmesi,
• Ekibin dağıtılması,
• Proje öğrenilen derslerin çıkarılması
• Projenin dokümantasyonu ve arşivlenmesi,