Yönetimin Denetim Süreci

Bir yönetim işlevi olarak denetim aşağıdaki adımları içerir:

Standartların oluşturulması

Standartlar, iş fonksiyonu sırasında gerçekleştirilmesi gereken planlar veya hedeflerdir. Performansı değerlendirmek için kriterler olarak da adlandırılabilirler.

Standartlar genellikle ikiye ayrılır:

Ölçülebilir veya somut

Ölçülebilen ve ifade edilebilen standartlara ölçülebilir standartlar denir. Maliyet, çıktı, harcama, zaman, kar vb. Şeklinde olabilirler.

Ölçülemez veya soyut

Parasal olarak ölçülemeyen standartlar vardır. Örneğin, bir yöneticinin performansı, çalışanların sapması, bir endişeye yönelik tutumları. Bunlar soyut standartlar olarak adlandırılır.

Bu standartların oluşturulmasıyla denetimler kolaylaşır çünkü denetim, bu standartlar temelinde gerçekleştirilir.

Performans Değerlendirme

Denetimde ikinci büyük adım, performansı ölçmektir. Gerçek performansı ölçerek sapmaları bulmak kolaylaşır. Performans seviyelerinin ölçülmesi bazen kolaydır ve bazen zordur. Somut standartların ölçümü kolaydır, çünkü birimler, maliyet, para terimleri vb. İle ifade edilebilir. Yöneticinin performansının ölçülmesi gerektiğinde bazen nicel ölçüm zorlaşır. Bir yöneticinin performansı nicel olarak tam ölçülemez:

• İşçilerin tutumu,
• Morallerinin işe yaraması,
• Fiziksel çevreye ilişkin tutumların gelişimi ve
• Üstleriyle iletişimleri

Bazen haftalık, aylık, üç aylık, yıllık raporlar gibi çeşitli raporlarla da yapılır.

Gerçek ve standart performansın karşılaştırılması

Gerçek performansın planlanan hedeflerle karşılaştırılması çok önemlidir. Sapma, gerçek performans ile planlanan hedefler arasındaki boşluk olarak tanımlanabilir. Yönetici burada iki şeyi bulmalıdır – sapmanın boyutu ve sapmanın nedeni. Sapmanın kapsamı, yöneticinin sapmanın olumlu mu yoksa olumsuz mu olduğunu ya da gerçek performansın planlanan performansa uygun olup olmadığını bulması gerektiği anlamına gelir.

Yöneticiler istisnai olarak denetim uygulamak zorundadır. İş için kritik ve önemli olan sapmaları bulması gerekiyor. Küçük sapmalar göz ardı edilmelidir. Makinelerin değiştirilmesi, işçi atanması, hammadde kalitesi, kâr oranı vb. Gibi büyük sapmalar bilinçli olarak incelenmelidir. Bu nedenle, “Bir yönetici her şeyi kontrol ederse, hiçbir şeyi kontrol edemez” deniyor. Örneğin, kırtasiye ücretleri% 5 ila% 10 arasında küçük bir oranda artarsa, bu küçük bir sapma olarak adlandırılabilir. Öte yandan aylık üretim sürekli azalırsa buna büyük sapma denir.

Sapma belirlendikten sonra, bir yönetici, sapmaya yol açan çeşitli nedenleri düşünmelidir. Sebepler şunlar olabilir:

• Hatalı planlama,
• Koordinasyon gevşer,
• Planların uygulanması kusurlu ve
• Denetim ve iletişim etkisizdir vb.

Düzeltici önlemlerin alınması

Sapmaların nedenleri ve kapsamı öğrenildikten sonra, yönetici bu hataları tespit etmeli ve düzeltici önlemler almalıdır. Burada iki alternatif var:

Meydana gelen sapmalar için düzeltici önlemler almak; ve düzeltici önlemler alındıktan sonra, fiili performans planlara uygun değilse yönetici hedefleri revize edebilir. İşte burada denetim süreci sona eriyor. Takip önemli bir adımdır çünkü sadece düzeltici önlemler alarak bir yönetici kontrol uygulayabilir.