Süreç İyileştirme Adımları

Süreç iyileştirme; işletmelerin iş süreçlerinin ve organizasyonel yapılarının yapılacak inceleme ve analizler sonucunda, uygulanacak olan belirli yöntemler ile döngü sürelerini azaltmak, maliyetleri düşürmek, kalite ve is performanslarında artış sağlamak amacı ile yapılan, müşteri beklentilerini en üst düzeyde karşılamayı hedefleyen çalışmadır.

Örgütler süreç iyileştirilirken aşağıdaki ilkeler doğrultusunda hareket ederler:

Sadeleştirme

Bu kapsamda, yalnızca katma değer yaratan adımlar ele alınmakta, kontrol
ve karar adımları azaltılmakta, daha az sayıda ve daha nitelikli personel kullanılmakta, yeniden işleme adımlarını ortadan kaldırmak için önleyici ve denetleyici sistemler kurulmakta ve tekrar eden faaliyetler yok edilmektedir.

Basitleştirme

Bu kapsamda, erken karar noktaları oluşturulmakta, çok hatlılık, işlerin
paralel gerçekleştirilmesi ve mümkün olan en kısa zamanda başlatılması ve ara hedeflerin belirlenmesi sağlanmaktadır. Çok yeteneklilik, ekip odaklı çalışmak, yetki ve sorumluluğun artırılması, imzaların azaltılması, matriks organizasyon yapısı kurma, teknolojiyi girdi olarak kullanma, otomasyon, bilgi erişimi ve işlemede uzman sistemleri kullanma benzeri aktiviteler yapılmalıdır.

Süreç iyileştirme çalışmaları belirli yol haritaları izlenerek gerçekleştirilir. Burada önemli olan nokta çalışmanım yapılacağı firmaya ve çalışmanın amacına en uygun yolun belirlenmesidir. Süreç iyileştirme çalışmalarına genellikle süreçlerin ve süreci oluşturan temel unsurların tanımlanması ile başlanır.

6 Sigma süreç geliştirmede kullanılan Shewhart’ın PUKÖ (plan-uygulama-kontrol-ölçme) döngüsünden esinlenerek, DMAIC (TÖAİK) adı verilen benzer bir yaklaşımı izlemiştir:

Tanımlama (Define), Ölçme (Measure), Analiz (Analyze), İyileştirme (Improvement), ve Kontrol (Control). DMAIC metodu için çeşitli yöntemleri ve bu yöntemlerin kullanılmasına ilişkin yol haritasını içeren bir problem çözme yaklaşımı denilebilir. Bu yöntem ancak durağan süreçlere uygulanabilen ve varyasyonu en önemli düşman olarak gören bir iyileştirme aracıdır. Birçok farklı formda ortaya çıkabilen varyasyon
çeşitlerinden bazıları şu şekildedir: Hedefin gerçekleşmemesi, yanlış ürün, fazla maliyet, fazla zaman, eksik zaman vb.

Şekil: 6 Sigma Döngüsü