Proje Yönetimine Giriş

Proje yönetimi, belirli bir projenin hedef ve amaçlarına ulaşıp bitirilmesi için kaynakların planlanması, organize edilmesi, tedarik edilmesi ve yönetilmesi disiplinidir. Projeler belirli özgün hedef ve amaçlara ulaşmak, faydalı bir değişim getirmek ya da değer katmak için kullanılır.

Proje Nedir?

Projeler, bir amacı (benzersiz bir ürün, hizmet veya sonuç yaratmak) başarmaya yönelik planlı, organize  ve geçici faaliyetler dizinidir.

Proje Yönetimi Hakkında

Projeler, riskleri ve belirsizlikleri ortadan kaldırmak veya en az indirmek, kontrolu  ve yürüyen süreçlere entegrasyonu kolaylaştırılmak  amacıyla sistematik bir şekilde yönetime ihtiyaç duyarlar.

Proje, sponsoru ve proje yöneticisinin proje müşterisine ortak taahüdünü içerir. Bu taahhüt; zaman, bütçe ve çıktıların kalitesini kapsar, organizasyonu geçicidir.

Proje yönetim süreci, tekniği ve bileşenleri tüm projelere uygulanabilir yöntemlerdir.

Proje Yönetimine Ne Zaman İhtiyaç Duyulur?

Problem deneyim ve uzmanlık çerçevesinde rutin süreç işleyişi içerisinde ve yönetsel beceriler ile çözülemiyorsa,

Problem çözümü için daha önce iyileştirme çabaları olmuş, istenen sonuç alınamamış ise,

Problem büyük ve / veya birden fazla süreç içerisinde karmaşık etkileşimler içeriyorsa,

İş birden fazla faaliyetin koordinasyonunu gerektiriyorsa,

Belirli zaman ve maliyet sınırlaması söz konusu olduğunda.

Proje Yönetimi Hangi Koşullarda Kullanılmaz?

İşleyişin sürekli aynı olduğu ya da çok az değişiklik gösterdiği durumlarda,

Girişim içersindeki stratejik ve önemli işlevsel  kararların standart organizasyonel çatı altında yönetilebildiği durumlarda,

Ürün ya da hizmet teknolojisinin sabit olduğu durumlarda,

Proje Başarı Parametreleri

Genel olarak planlamaya alınıp başlatılan bir proje üzerinde sonradan yapılan değişiklikler maliyetleri artırır. Proje yönetiminde 4 başarı parametresi vardır:

• Kapsam
• Maliyet
• Zaman
• Kalite

Proje Kısıtları

• Müşteri memnuniyeti
• Kapsam
• Zaman
• Kalite
• Risk
• Kaynaklar
• Maliyet

Proje yönetimi ve diğer disiplinler ile ilişkisi

Projelerin yönetimi bir takım yönetsel disiplin ve becerileri de kulllanmayı gerektirir. Bu disiplinler bir organizasyonun yönetimi için temel ve gerek ortak disiplinlerdir ve organizasyonun genel kültürü ve iş yapış şekli ile yakından ilişkilidir. Bu doküman sadece proje yönetimi konusundaki hususlara yer verirken, aşağıdaki disiplinlerde uzmanlaşma başarılı bir proje yönetimi için gereklidir.

Proje kategorileri

Kuruluşlar projelerini; işlerine, yaşadıkları problem alanlarına, etkilerine ve büyüklerine, hedeflerine ve kaynaklarına göre kategorize edebilirler. Bu kategoriler, proje sorumlularının belirlenmesi, yetkilendirme, hedef / bütçe yönetimi, vb. kriterlere göre farklılık gösterebilir. Kategorisi ne olursa olsun proje yönetim sistematiği tüm proje kategorileri için geçerli ve uygulanabilirdir.

Kuruluşlar her bir kategoriye özel spesifik proje yönetim araçları geliştirebilir veya mevcut araçları kullanabilirler. (Örneğin: Süreç iyileştirme projeleri için 6 Sigma, tasarım projeleri için TRİZ, SAP ERP projeleri için ASAP, Microsoft projeleri için SURE STEP, vb.). Bu dokümanda belirtilen uygulama prensipleri bu proje yönetim araçları ile çelişmez.

Örnek Proje Kategorileri:

• Süreç tasarım projeleri
• Süreç geliştirme projeleri
• Süreç iyileştirme projeleri
• Ürün / malzeme tasarım projeleri
• Ürün / malzeme geliştirme projeleri
• Ürün / malzeme iyileştirme projeleri
• Yazılım geliştirme projeleri
• Maliyet iyileştirme projeleri
• Tedarikçi geliştirme projeleri
• Yatırım projeleri
• İş geliştirme projeleri