Proje rol ve sorumlulukları

Bir projenin yürütülmesini başından sonuna kadar üstlenen, ilgili konularda uzman kişilerden oluşan ve bir amaç etrafında birlikte hareket eden bir gruptur.

Gerçekleştirilmesi değişik kişi ve grupların uzmanlıklarının ve maddi kaynakların bir araya getirilmesi ile mümkün olan faaliyetler, kendine has özellikleri olan bir organizasyon yapısını gerekli kılmıştır. Bu değişken ve karmaşık yapı, proje organizasyonu olarak adlandırılmaktadır.

Ekip”i “Grup”tan ayıran özellikler;

• Amaç ve hedeflerin belirlenmiş olması ve daha önemlisi bunların ekip üyelerince paylaşılması.

• Kurallar , yöntemler ve sorumlulukların açıkça tanımlanmış olması.

• Çalışmanın çeşitli aşamalarında; planlama ve kontrol odaklı yaklaşımla adımların ve sonuçların paylaşılması.

• Ekip üyeleri arasında yüksek düzeyde iletişimin ve etkileşimin sağlanması.

• Ekipte paylaşılan ve benimsenen bir liderliğin mevcudiyeti.

• Seçilen kişilerin yetkinlikleri ve kişilik özelliklerinin işe uygun olması.

Proje Sponsorunun Sorumlulukları

Proje sponsoru, proje finansal kaynaklarını temin eden, projeye yönetim ve organizasyon içerisinden destek sağlayan ve projenin getireceği faydaların ortaya çıkartılmasından sorumlu kişi veya gruptur.

• Projenin başlangıç kapsamının ve hedeflerinin belirlenmesi,
• Proje için üst yönetim ve organizasyon desteğini almak,
• Proje yöneticisinin atanması
• Projenin her aşamasında proje yöneticine yönlendirmede bulunmak, gerektiğinde koçluk yapmak
• Proje için ihtiyaç duyulan (onaylı) kaynakları sağlamak,
• Proje sözleşmesini onaylamak,
• Proje yöneticisi ile birlikte proje takvim ve planını izlemek,
• Proje bütçesini onaylamak ve izlemek,
• Proje yöneticisinin kontrolü dışındaki durumlarda, proje yöneticisine destek olmak, engelleri ortadan kaldırmak, sorunları çözmek,
• Proje engel, ilerleme ve risklerine göre gerek olduğunda projeyi durdurmak ya da iptal etmek,
• Projenin çıktılarını değerlendirmek, kabulünü yapmak,
• Kapanış dokümanını incelemek ve onaylamak.

Proje Yöneticisinin Rol Ve Sorumlulukları

Proje yöneticisi, projenin başından sonuna kadar olan tüm süreci yöneten, proje sürecindeki her ayrıntıdan yönetime, proje sponsoruna ve müşterisine karşı sorumlu kişidir.

• Sponsor ile proje müşterisinin proje ile arasındaki iletişimi sağlamak,
• Projeye başlamadan önce sözleşmesini oluşturmak, sponsor ve proje müşterisini onayını almak,
• Detaylı proje planı ve takvimini belirlemek,
• Proje geçici organizasyonunu oluşturmak, organizasyonda görev alacakların görev, yetki ve sorumluluklarını belirlemek,
• Proje ekibi motivasyonunu sağlamak ve hedeflere yönlendirmek,
• Riskleri görmek ve analiz etmek
• Atanmış proje görevlerini izlemek,
• Proje gereksinimleri ve faaliyet planlarını belirlemek,
• Proje maliyetlerini belirlemek, dışarıdan tedarik edilecek hizmet ve malzemeleri belirlemek, satınalma taleplerini açmak
• Teknik ve idari faaliyetleri yönlendirmek ve ilgili birimler ile entegrasyonunu sağlamak,
• Projenin gelişimini ve sonuçlarını proje sözleşmesine ve planlara uygunluğunu sürekli olarak izlemek ve değerlendirmek,
• Üst yönetime, sponsora ve müşteriye ve projenin gelişimi ve karşılaşılan problemler / riskler hakkında bilgi vermek,
• İşgücü, zaman ve malzeme ile ilgili değişiklikleri üst yönetime ve etkilenen diğer departmanlara zamanında rapor etmek,
• Proje iletişim planını etkin bir şekilde uygulamak,
• Proje kapanışı için sponsor ve müşteri onayı almak,
• Proje ve proje üyelerinin performans değerlendirmelerini gerçekleştirmek,
• Proje dokümantasyonunu ve kayıt yönetimini gerçekleştirmek,
• Proje kapanış raporunu yayınlamak

Proje Üyesi Sorumlulukları

Proje üyeleri, projenin yürütülmesini başından sonuna kadar tam ya da kısmi zamanlı üstlenen, ilgili konularda uzman, proje  amacı etrafında birlikte hareket kişilerdir.

• Iş bölümü ve plan çerçevesinde kendi uzmanlığını ortaya koyarak görevlerini zamanında yerine getirmek,
• Iletişim tekniklerini kullanmak ve uyumlu bir çalışma ortamına katkıda bulunmak,
• Projenin ehr aşamasın bilgiyi ve sonuçları paylaşmak,
• Proje yöneticisine bağlı olmak, ekibin kurallarına uymak,
• Değişiklikler, sapmalar ve daha iyi çözümler olduğunda proje yöneticisine bildirmek, öneri geliştirmek