Proje Sponsoru Rolü Nedir?

Sıklıkla proje yöneticilerinden ve projeyi başarıya doğru nasıl yönlendirebileceklerinden bahsediyoruz. Ancak projenin proje yöneticisinden daha fazla değilse bile en az onun kadar önemli olan başka bir oyuncusu var: proje sponsoru

Proje Sponsoru, projeye, nakdi ya da ayni olarak finansal kaynaklar sağlayan kişi ya da gruptur.

Yani sponsoru sadece para musluğu değil aynı zamanda manevi musluk vazifesini de üstlenmiş oluyor. Peki nedir bu manevi musluğun görevleri, ruha ne faydası vardır? Ruhu tükenmek üzere olan proje yöneticileri bundan ne şekilde faydalanır? Projenin ruhunu teslim etmemesi için kopmaması gereken bağın kendisidir bu manevi musluk. Yani proje sponsoru projeyi, proje yöneticisinden sonra ayakta tutan kişidir. Her zaman sahnede olmayan ama seyirciler arasından gösteriyi izlerken de müdahalede bulunan şahsiyattır sponsorumuz.

Projenin Patronu Kim?

Projenin veya girişimin başarıyla uygulanması Proje Sponsorunun yararınadır. Sponsor, büyük olasılıkla kendi yönetimine, kurumsal yönetim kuruluna veya önemli bir müşteriye taahhütte bulunmuştur. Girişim başarıyla uygulandıktan sonra, kendilerini bekleyen finansal ödülleri bile olabilir. Dolayısıyla, proje yöneticileri olarak, Proje Sponsorlarımızı dahil etme ve aslında projenin başarısını desteklemek için onlara gerçekleştirmeleri için birkaç öğe verme konusunda suçlu hissetmemeliyiz. Birkaç örneği ele alalım.

Proje Sözleşmesi

Çoğu zaman, bir projenin başlangıcında müşteriden “Proje Sözleşmesi” ni soralım. Proje sözleşmesi, sadece bir projenin varlığını değil, aynı zamanda proje yöneticisine proje görevlerine kaynak atamaya başlaması için yetki veren resmi bir belge olduğunu hatırlayabilirler. Daha başlangıçta Proje Sponsorundan projenin üst düzey kapsamını bizim için belgelemesini isteyebiliriz; öngörülen kaynaklar; süre; ve bu projeyi bir zorunluluk haline getiren arka plan iş durumu.

Proje kapsamı kararlaştırılıp tayin edildikten sonra, muhtemelen değişiklik gerçekleşecektir. Değişiklik Yönetimi prosedürlerimizin bir parçası olarak, belirli düzeylerdeki değişikliklerin (ekstra fonlar, aşırı gecikmeler, teknik yaklaşımlar) Proje Sponsorunun onayını gerektireceği konusunda ekiple anlaşmalıyız.

Proje Sponsoru iki ana şey ile uğraşır:

1. Proje Sponsoru, değişikliği ele alırken proje ekibinin düşünmemiş olabileceği farklı bakış açılarına işaret edebilir ve
2. Sponsoru problem çözme ekibinin parçası yapmışsak sonuçtan mutsuz olma ihtimali yüksektir. Öyleyse devam edin ve sonunda Sponsorumuzun patron olması gerektiği gerçeğinden yararlanın.

Proje Sponsoru Görevleri

Proje Başlangıcı

• Projenin başlangıç kapsamının seçimi
• Projenin organizasyon hedefleri ile uyumluluğunun sağlanması
• Proje beratının yazılması veya yazdırılması
• Proje yöneticisinin atanması

Proje Planlama

• Proje sponsoru kapsamı tanımlayan ve doğrulayan ekibin içinde yer alabilir
• Planlama sürecinde yönlendirme ve danışmanlıkta bulunabilir
• Proje planını gözden geçirebilir ve onaylayabilir

Proje Yürütme

• Proje yöneticisinin kontrolü dışındaki durumlarda engelleri ortadan kaldırır, sorunları çözer
• Gerekli durumlarda proje yöneticisine koçluk yapar

Proje İzleme ve Kontrol

• Paydaşlardan biri olarak gözden geçirme toplantılarına katılabilir, projenin durumunu kontrol eder, geri beslemede bulunur.
• Değişim yönetimi komitesinde yer alıp, değişim talepleri konusunda karar verebilir
• Riskler ortaya çıktığında karar süreçlerinde yer alır, devam veya durdurma kararı verebilir.

Proje Kapanışı

• Projenin çıktılarını değerlendirir, kabulünde yer alabilir
• Kapanış dokümanını inceler, onaylar.
• Bir sonraki projeler için iyileştirme önerilerinde bulunabilir.

Bu çerçevede Proje Sponsoru görevlerini özetler isek

• Proje için organizasyon çapında gerekli desteği sağlar.
• Proje ile proje iş ihtiyacı arasındaki uyumu sağlar.
• Projenin ortaya çıkışında projeyi savunur.
• Kapsamın ve proje başlatma belgesinin oluşturulmasında önemli rol oynar.
• Proje tanımını onaylar.
• Değişiklikler, onaylar, devam edip etmeme kararı vb. noktalarda karar vericidir.
• Proje yöneticisinin çözemediği konularda üst yönetimde çözüm için aracıdır.
• Proje yöneticisi ve proje ekibine destek verir.
• Projenin başarısını periyodik olarak izler.

Sonuç

Proje sponsoru gibi proje personeline belirli unvanlar ve sorumluluklar verilir ve bürokratik bir yapı içinde bulunurlar. Eylemleri organize etmek ve değişime izin vermek için bürokratik bir yapı olmadan projeler hızla kontrolden çıkar. Bürokrasi, düzen yaratır ve eylemi planlayarak ve bilgiyi paylaşarak verimlilik sağlar.

Bu ruhla, totem direğinin tepesine yakın olan kritik bir role bakacağız: proje sponsoru. Bu pozisyon en önemli olabilir çünkü proje proje sponsoru için oluşturulmuştur ve bu nedenle nihai onay veya reddi başarılı veya başarısız bir girişimi işaretleyecektir.

Sponsor, projenin sahibi olan kişi veya gruptur. Her projenin bir tane vardır. Projenin sebebi onlardır. Bir projenin günlük operasyonlarını yönetmezken, proje hiyerarşisi açısından proje yöneticisinin üstündedirler.

Büyük olasılıkla, proje sponsoru projeye en başından beri dahil olmuştur. Projeyi tasarlamaya yardımcı olan ve savunan onlardı.

• 
  Altı Sigma Proje Sözleşmesi Nedir?
  Altı Sigma Proje Sözleşmesi, DMAIC (Tanımla, Ölç, Analiz Et, İyileştir, Kontrol Et) döngüsünde, Tanımlama adımında düzenlenir. İndirme Sayısı: 662
• 
  Beyin Fırtınası Üzerine Yeni Düşünme
  Kuruluşlarla bir inovasyon kültürü ve bir inovasyon süreci uygulamalarına yardımcı olmak için yaptığımız çalışmalarda, çoğu zaman insanların “yaratıcılık”, “yaratıcı düşünme” ve “beyin fırtınası” terimlerinin anlamı ve farklılıkları konusunda kafalarının karıştığını görüyoruz. İndirme Sayısı: 320
• 
  Kuruluş Performans Ölçümü
  Performans ölçümü, bir kuruluşun ilerlemesini izlemenin hayati bir parçasıdır. Bir kuruluşun gerçek performans sonuçlarının veya sonuçlarının amaçlanan hedeflerine göre ölçülmesini içerir. İndirme Sayısı: 321
• 
  Başabaş Analizi Nasıl Yapılır?
  Başabaş analizi yapmak, işletmenizin tüm masrafları karşılamasını ve kar elde etmeye başlamasını tam olarak ne zaman bekleyebileceğinizi belirlemek için önemlidir. Bu, herhangi bir başlangıç ​​işinin ilk günlerinde önemli bir kilometre taşıdır. İndirme Sayısı: 500
• 
  Raporlu İşçi İşten Çıkarabilir mi?
  Normal şartlarda hastalanıp tedavi gören veya raporlu işçi işten çıkarılamaz ama rapor veya tedavi süresi ihbar süresini 6 hafta aşmışsa tazminatı ödenerek çıkarılabilir. Bu durumda ihbar tazminatı gerekmez, kıdem tazminatı ödemek gerekir. İndirme Sayısı: 1.055