Proje Beyannamesi İçin 4 İpucu

Bir proje Beyannamesi yazmak için, projenin vizyonunun ne olduğunu bilmekle başlayan bir süreç vardır. Bu vizyon ifadesi belirsiz olamaz, ancak proje ekibi için nihai hedefi tanımlayarak projenizin amacını yakalamalıdır.

Adım 1: Vizyon

Vizyonu netleştirdikten sonra, onu daha pratik parçalara ayırabilirsiniz.

Amaç. Projenin üç ila beş hedefini listeleyin, AKILLI olun: spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi ve zaman sınırı.
Dürbün. Şimdi, projenin teslim edildiğinde işin nasıl değişebileceğini veya değişebileceğini açıklayarak projenin resmi sınırlarını ana hatlarıyla belirtin, ayrıca projeyle neyin alakalı olduğunu ve neyin olmadığını not edin. Bu, projeyi daha iyi kontrol etme şeklinizdir.
Teslimat. Projenin üretmesi için görevlendirilen çıktıların her birini tanımlayın. Hepsini indirdikten sonra, sözleşmenizde bir yeriniz olur ve yola devam etmeye hazırsınız. Çıktılarınızı belirlemenize yardımcı olması için bir WBS şablonu kullanabilirsiniz.

Adım 2: Düzenleyin

Şartınız için bir yapı oluştururken, tanımlamanız gereken dört alt küme vardır. Bu, aşağıdakileri listeleyerek yapılır:

Müşteriler / Son Kullanıcılar. Bu listeyi tamamlamak için kendinize şunu sorun: Bu proje bağlamında müşteri ve / veya son kullanıcı nedir? Proje müşterileri kimler? Projenin teslimatlarını kabul etmekten sorumlu belirli bir kişi veya kuruluş var mı?

Paydaşlar. Daha önce belirtildiği gibi, projenin paydaşlarının belirlenmesi çok önemlidir. Proje içinde veya dışında, o projede belirli bir temel ilgisi olan kişi veya varlıktır. Maliyetleri denetleyen bir finansal denetleyici veya CEO olabilir, ancak her kim olursa olsun, rollerine bağlı olarak biraz farklı bir odak noktası olacaktır.

Proje sponsorundan, proje kurulundan ve proje yöneticisinden, projenin teslim edilmesine dahil olanlara temel rol ve sorumlulukları atamanız gerekir. Her girişten sonra, rollerini ve projedeki sorumluluklarını tanımlayan kısa bir özet yazın.
Yapı. Şimdi projedeki bu çeşitli roller arasındaki raporlama hatlarını tanımlamanız gerekiyor. Bunu yapmak için bir proje organizasyon şeması kullanın. Bir organizasyonun yapısını ve projeye dahil olanların ilişkilerini ve rollerini gösterir.

Adım 3: Uygulama

Bir vizyonunuz var ve projenizin çeşitli kısımlarını organize ettiniz. Şimdi bunları uygulamak için bir plan geliştirmelisiniz. Bunun dört bölümü var:

Plan. Uygulama yapacaksanız, bir uygulama planına ihtiyacınız var. Bu, projenin yaşam döngüsünün aşamalarını, etkinliklerini ve zaman dilimlerini listeleyerek müşterileriniz ve paydaşlarınız için bir güven ortamı geliştirmenin bir yoludur. Gantt grafikleri, projeler için geleneksel planlama aracıdır. Görevlerinizi ve son teslim tarihlerinizi görsel zaman çizelgelerine dönüştürürler. ProjectManager.com, görevleri atamanıza, ilerlemeyi gerçek zamanlı olarak izlemenize, son tarihleri ​​sürükleyip bırakmanıza, aşamalar oluşturmanıza, bağımlılıklar oluşturmanıza ve daha fazlasını yapmanıza olanak tanıyan çevrimiçi bir Gantt şemasına ve diğer planlama araçlarına sahiptir. Proje yönetimi yazılımının projenizi yürütmenize yardımcı olabileceği tüm yolları görmek için aşağıdaki videoyu izleyin. Proje yönetimi eğitim videosu (ra7kwjmbuu)
Dönüm Noktaları. Dönüm noktaları, projedeki ana aşamaları işaretler ve daha küçük görevleri daha büyük iş parçalarına toplar. Projede bunlardan yalnızca birkaç tanesi olmalıdır, bu yüzden dönüm noktalarıdırlar, ancak önemli bir teslimatın tamamlandığını kabul etmenin önemli bir yoludur.
Bağımlılıklar. Tüm temel bağımlılıkları ve bunların proje için ne kadar önemli olduğunu listeleyin. Bunlar, yaşam döngüsü boyunca projeyi etkileyecekleri için birbirleriyle bağlantılı görevler veya faaliyetlerdir.
Kaynak Planı. Projede hangi kaynaklar yer alıyor? Bu listeyi işçilik, ekipman ve malzemelere ayırın. Neye ihtiyacınız olduğunu bu şekilde, ihtiyaç duymadan önce anlayacak ve bütçenizi daha doğru tahmin edebileceksiniz. Proje ilerledikçe ve değişiklikler ortaya çıktıkça, kaynak planınızı uyarlamanız gerekecektir. ProjectManager.com, herkesin iş yükünü hızlı bir şekilde görmenize izin veren iş yükü ve kaynak yönetimi araçlarına sahiptir, böylece görevleri gerektiği gibi yeniden atayabilirsiniz. Bu, herkesin fazla veya az çalışılmasını engeller.

Adım 4: Riskler, Sorunlar ve Bütçe

Neredeyse bitirdik, ancak bir projeyi raydan çıkarabilecek potansiyel riskleri ve sorunları toplamadan hiçbir sözleşme tamamlanmış sayılmaz. Bu, projeyle ilgili varsayımları ve kısıtlamaları içerir.

Risk, bir projede olabilecek veya olmayabilecek potansiyel bir sorundur. Pozitif risk diye bir şey olduğu için risk her zaman negatif değildir ve buna da hazırlanmalısınız.

Bir sorun, projede zaten meydana gelen bir şeydir. Temel olarak, bir risk gelecek zaman ve bir konu şimdiki zamandır, ancak bir proje yönetimi tüzüğü oluştururken her türlü olasılığa hazırlıklı olmalısınız.

Son olarak, yukarıdaki tüm bilgilerle, izin verilen zaman çerçevesinde projeyi teslim etmenin ne kadara mal olacağına dair kabaca bir rakam çizebilirsiniz. Ardından, sözleşmenizi sunarsınız ve onaylanıp imzalandıktan sonra gerçek çalışma başlar.