Proje Yönetimi Aşamaları ve Proje Türleri

Projenin etkin yönetimi için proje yönetimi aşamaları uygulama kalitesi önemlidir. Projelerin özel ihtiyaçlarını karşılamak için proje yönetimi türleri geliştirilmiştir.

Şelale Proje Yönetimi

Bu, geleneksel proje yönetimine benzer, ancak her görevin bir sonraki başlamadan önce tamamlanması gerektiği uyarısını içerir. Adımlar doğrusaldır ve ilerleme bir şelale gibi tek yönde akar. Bu nedenle, bu tür proje yönetiminde görev dizilerine ve zaman çizelgelerine dikkat edilmesi çok önemlidir. Genellikle, proje üzerinde çalışan ekibin boyutu, daha küçük görevler tamamlandıkça ve daha büyük görevler başladıkça büyüyecektir.

Çevik Proje Yönetimi

Bilgisayar yazılımı endüstrisi, bu metodolojiyi ilk kullananlardan biriydi. Çevik Manifesto’nun 12 temel ilkesinden kaynaklanan temeli ile çevik proje yönetimi, çıktıların sürekli izlenmesine ve iyileştirilmesine odaklanan yinelemeli bir süreçtir. Özünde, yüksek kaliteli çıktılar müşteri değeri sağlamanın, ekip etkileşimlerinin ve mevcut iş koşullarına uyum sağlamanın bir sonucudur.

Çevik proje yönetimi, aşamalı olarak aşamalı bir yaklaşımı izlemez. Bunun yerine, bir organizasyondaki çeşitli ekip üyeleri tarafından projenin aşamaları birbirine paralel olarak tamamlanır. Bu yaklaşım, tüm prosedürü yeniden başlatmak zorunda kalmadan hataları bulabilir ve düzeltebilir.

Yalın Proje Yönetimi

Bu metodoloji, hem zaman hem de kaynak israfından kaçınmakla ilgilidir. Bu metodolojinin ilkeleri, Japon üretim uygulamalarından derlenmiştir. Bunların arkasındaki ana fikir, daha az kaynakla müşteriler için daha fazla değer yaratmaktır.

Burada listelenenden çok daha fazla metodoloji ve proje yönetimi türü vardır, ancak bunlar en yaygın olanlardan bazılarıdır. Kullanılan tip, proje yöneticisinin veya projesi yönetilen firmanın tercihine bağlıdır.

Proje Yönetimi Aşamaları

Her bir projenin bir başlatıcısı ve sponsoru olur. Proje duyurusunun ardından başlangıç süreçleri başlar ve planlama süreci devreye girer. Burada daha önceden bahsettiğim parametrelerle planlama yapılır, çerçeveler çizilir, paydaşların belirlenmesi ve kaynak planlaması gerçekleştirilir.

Proje Yönetimi Aşamaları 5 başlıkta toplanabilir:

Proje Yönetimi Aşamaları

1. Başlangıç Süreçleri
2. Planlama Süreçleri
3. Yürütme Süreçleri
4. İzleme ve Kontrol Süreçleri
5. Kapanış Süreçleri

Başlangıç Aşaması

Başlangıç sürecinde “business case”, yani iş gerekçesi konuşulur. Başlangıç sürecinde “proje neden yapılıyor” ve “hangi finansal ya da bazlara dayandırarak yapıyoruz” gibi sorulara cevap aranır.

Başlangıç süreci, amaç ve gerekçeyi tanımlar. İş gerekçesinin tanımının ardından, proje başarısının nasıl ölçümleneceği yine bu süreçte tanımlanır.

Başarı ölçümü için bir takım nicel ve nitel analizler kullanılır. Nicel analiz daha çok sayısal ölçümlerle belirlenir ve genellikle şu 4 tip kullanılır:

• Net Bugünkü Değer
• İç Verimlilik Oranı
• Geri Dönüş Süresi
• Fayda Maliyet Analizi

Nitel analizler de stratejik kriterler, üst yönetimin öncelikleri, rakip ve piyasa şartları, puanlama yönetimi gibi yöntemlerle gerçekleştirilir.

Planlama Aşaması

Planlama sürecinde, yapılacak olan işlerin yol haritası ve alternatif yaklaşımlar belirlenir. Neyi ne zaman nasıl yapacağız gibi sorular bu süreçte yanıt bulur. Planlama süreçleri potansiyel riskleri gün yüzüne çıkarmak ve proje verimliliğini artırmak için yapılacak en iyi pratiktir. Günümüzde profesyonel olarak proje yönetimi yapmayan şirketlerin en büyük sorunu planlamaya vakit ayırmamalarıdır.

Planlama ile işler arası sırasal ilişkiler düzenlenir ve iletişimin nasıl olacağı belirlenir. Eksik bilgiler giderilir ve proje kayıtları oluşturulur. Bu kayıtlar ise geleceğe aktarılır; yani işe yeni başlayan veya devralan kişiler için bir başlangıç noktası yaratılır ve verimlilik artırılmış, eski kazanılan bilgiler (deneyimler) de kaybedilmemiş olunur.

Planlama sürecinde karar verilen proje plan tiplerine bakacak olursak, bunları 2 grupta toplayabiliriz:

• Genelden Detaya (Top-Down)
• Detaydan Genele (Bottom-Up)

Yürütme Aşaması

Yürütme süreci ise planlama sonrasında projenin başladığı ve çivilerin çakılmaya başlandığı süreçtir. Projede en yüksek maliyet, zaman ve efor bu süreçte gerçekleşir. Projenin bu aşamasında değişiklik isteklerinin gelmesi beklenir ve proje yöneticisinin en etkin olması gerektiği süreçlerden birisi denilebilir; çünkü gelen değişiklik istekleri her an kapsamı ve bu da maliyet, süre gibi parametrelerin değişmesi anlamına gelebilir.

Başarı için kritik faktörlerin başında kapsamın doğru ve eksiksiz anlaşılması ve yine kapsamın doğru yönetilmesi gelir. Gelen değişiklik isteklerinin yönetilemediği durumda, maliyetler mutlak olarak artar. Kapsamın yine iyi yönetilememesi gecikmelere, kalitesiz ürün ve aşılmış bütçelere neden olur.

İzleme & Kontrol Aşaması

Bu süreç esasen başlangıç süreci ile birlikte devreye girer ve kapanış sürecine kadar devam eder; yani planlama ve yürütme ardışık olarak başlangıç süreci sonrasında yol alırken, izleme ve kontrol süreci asenkron olarak başlangıç sürecinden hemen sonra başlar ve tüm süreçler ilerlerken devam eder.

İzleme ve Kontrol Süreci tüm projeyi kapsar ve projeyi belli temel çizgiler referansında monitör eder. Bu çizgileri ise 3 başlıkta toplayabiliriz:

• Kapsam
• Zaman
• Maliyet

Bu çizgiler etrafında proje izlenir ve sapmalarda devreye girer. Gerekli ihtiyaçlar yolda tedarik edilir ve raporlara işlenir.

Kapanış Aşaması

Projeyle ya da fazıyla ilgili yapılan işlerin resmen bitirilmesi bu süreç grubunda yapılır. Yarıda iptal edilen proje ya da fazla için de bu süreç grubundaki çalışmalar gerçekleştirilir. Kapanış süreci bir şirketin en önemli varlıklarından birisidir çünkü bu süreç sonrasında elde edilen bilgiler kaydedilir ve sonraki projelerde kullanılmak üzere erişilebilir halde dijital ortamda tutulur.

Kapanış sürecinde gerçekleştirilen işlemleri ise şöyle özetleyebiliriz:

• İşin müşteriye devredilmesi
• Projenin başarısının değerlendirilmesi
• Alınan dersler (lessons learned) raporunun hazırlanması
• Kayıtların arşivlenmesi
• Ekibin serbest bırakılması / dağıtılması

Proje, kapanış duyurusu ile bitirilir.

Bu yazımda proje nedir, süreçleri ve her süreçte ne tür çalışmalar yapılır dilim döndüğünce anlatmaya çalıştım. İster dijital bir proje yapın isterseniz üretim, anlattığım süreçleri kolay bir şekilde uygulayabilirsiniz. Deneyimli proje yöneticileri ile çalışmanız sadece projelerinizin bitirilmesi değil, maliyetlerinizde de ciddi tasarruflar sağlayacaktır.

• 
  Altı Sigma Proje Sözleşmesi Nedir?
  Altı Sigma Proje Sözleşmesi, DMAIC (Tanımla, Ölç, Analiz Et, İyileştir, Kontrol Et) döngüsünde, Tanımlama adımında düzenlenir. İndirme Sayısı: 475
• 
  Beyin Fırtınası Üzerine Yeni Düşünme
  Kuruluşlarla bir inovasyon kültürü ve bir inovasyon süreci uygulamalarına yardımcı olmak için yaptığımız çalışmalarda, çoğu zaman insanların “yaratıcılık”, “yaratıcı düşünme” ve “beyin fırtınası” terimlerinin anlamı ve farklılıkları konusunda kafalarının karıştığını görüyoruz. İndirme Sayısı: 232
• 
  Kuruluş Performans Ölçümü
  Performans ölçümü, bir kuruluşun ilerlemesini izlemenin hayati bir parçasıdır. Bir kuruluşun gerçek performans sonuçlarının veya sonuçlarının amaçlanan hedeflerine göre ölçülmesini içerir. İndirme Sayısı: 228
• 
  Başabaş Analizi Nasıl Yapılır?
  Başabaş analizi yapmak, işletmenizin tüm masrafları karşılamasını ve kar elde etmeye başlamasını tam olarak ne zaman bekleyebileceğinizi belirlemek için önemlidir. Bu, herhangi bir başlangıç ​​işinin ilk günlerinde önemli bir kilometre taşıdır. İndirme Sayısı: 338
• 
  Raporlu İşçi İşten Çıkarabilir mi?
  Normal şartlarda hastalanıp tedavi gören veya raporlu işçi işten çıkarılamaz ama rapor veya tedavi süresi ihbar süresini 6 hafta aşmışsa tazminatı ödenerek çıkarılabilir. Bu durumda ihbar tazminatı gerekmez, kıdem tazminatı ödemek gerekir. İndirme Sayısı: 934