Proje Yönetimi Aşamaları (5 Aşama)

Proje yönetimi, belirli bir projenin gereksinimlerini karşılamak için bilgi, beceri, araç ve tekniklerin geniş bir faaliyet yelpazesine uygulanmasıdır. Proje yönetimi aşamaları beş adımdan oluşur.

Proje Yönetimi Aşamaları Nelerdir?

Aşama 1: Proje Başlatma

Bu, projenin başlangıcıdır ve bu aşamanın amacı, projeyi geniş bir düzeyde tanımlamaktır. Bu aşama genellikle bir iş vakası ile başlar. Bu, projenin uygulanabilir olup olmadığını ve üstlenilmesi gerekip gerekmediğini araştıracağınız zamandır. Fizibilite testlerinin yapılması gerekiyorsa bu projenin tamamlanacağı aşamadır.

Önemli paydaşlar, projenin bir “başlama” olup olmadığına karar vermek için gerekli özeni göstereceklerdir. Yeşil ışık verilirse, projenin amacını ve gereksinimlerini ana hatlarıyla açıklayan bir proje tüzüğü veya bir proje başlatma belgesi (PID) oluşturmanız gerekecektir. İş ihtiyaçlarını, paydaşları ve iş durumunu içermelidir. Not: Başlamanıza yardımcı olmak için indirebileceğiniz, çevrimiçi olarak mevcut olan PMBOK® Kılavuz kurallarına uyan birçok PID şablonu vardır.

İpucu:

Bir PID oluştururken, teknik gereksinimlerde çok fazla takılıp kalmayın. Bunlar 2. Aşamada netleştirilecek ve açıkça tanımlanacaktır.

Aşama 2: Proje Planlama

Bu aşama, başarılı proje yönetiminin anahtarıdır ve herkesin izleyeceği bir yol haritası geliştirmeye odaklanır. Bu aşama tipik olarak hedef belirlemeyle başlar. Hedef belirlemek için en popüler yöntemlerden ikisi S.M.A.R.T. ve temiz:

Akıllı Hedefler

Bu yöntem, hedeflerin iyice incelenmesine yardımcı olur. Aynı zamanda, hedef belirleme sürecinin sonuçlarını açıkça anlamanın bir yolunu sağlar.

Spesifik

Belirli hedefler belirlemek için şu soruları yanıtlayın: kim, ne, nerede, ne zaman, hangi ve neden.

Ölçülebilir

Bir hedefin başarısını ölçmek için kullanabileceğiniz kriterler oluşturun.
Ulaşılabilir – En önemli hedefleri ve bunlara ulaşmak için ne gerektiğini belirleyin.

Gerçekçi

Belirli bir hedef için çalışmaya istekli ve yetenekli olmalısınız.

Zamanında

Hedefe ulaşmak için bir zaman aralığı oluşturun.

S.M.A.R.T. hakkında daha fazla bilgi için hedefler ve ücretsiz S.M.A.R.T. hedef şablonları için “S.M.A.R.T. Hedefleri Yazmak için Temel Kılavuz” u okuyun.

Açık Hedefler

Günümüzün hızlı ilerleyen işletmelerinin ortamını dikkate alan hedefler belirlemek için daha yeni bir yöntem.

İşbirlikçi

Hedef, çalışanları birlikte çalışmaya teşvik etmelidir.

Sınırlı

Yönetilebilir tutmak için kapsam ve zaman açısından sınırlı olmalıdırlar.

Duygusal

Hedefler çalışanların tutkusundan yararlanmalı ve duygusal bir bağ kurabilecekleri bir şey olmalıdır. Bu, işin kalitesini optimize edebilir.

Takdir Edilebilir

Daha büyük hedefleri, hızla gerçekleştirilebilecek daha küçük görevlere ayırın.

Geliştirilebilir

Yeni durumlar ortaya çıktıkça esnek olun ve hedefleri gerektiği gibi hassaslaştırın.

Bu aşamada projenin kapsamı belirlenir ve bir proje yönetim planı oluşturulur. Maliyet, kalite, mevcut kaynaklar ve gerçekçi bir zaman çizelgesinin belirlenmesini içerir. Proje planları ayrıca temellerin veya performans ölçütlerinin oluşturulmasını da içerir. Bunlar, bir projenin kapsamı, takvimi ve maliyeti kullanılarak oluşturulur. Bir projenin yolunda olup olmadığını belirlemek için bir temel önemlidir.

Şu anda roller ve sorumluluklar açıkça tanımlanmıştır, böylece dahil olan herkes neye karşı sorumlu olduklarını bilir. Proje yönetiminin bu aşamada projenin yolunda gitmesini sağlamak için oluşturacağı belgelerden bazıları şunlardır:

Kapsam Beyanı

İş ihtiyacını, projenin faydalarını, hedefleri, çıktıları ve önemli kilometre taşlarını açıkça tanımlayan bir belge. Bir kapsam açıklaması proje sırasında değişebilir, ancak proje yöneticisi ve sponsorun onayı olmadan yapılmamalıdır.

Work Breakdown Schedule (WBS) – Bu, proje kapsamını ekip için yönetilebilir bölümlere ayıran görsel bir sunumdur.

Kilometre Taşları

Proje boyunca ulaşılması gereken üst düzey hedefleri belirleyin ve bunları Gantt şemasına dahil edin.

Gantt Grafiği

Görevleri planlamak ve proje zaman çizelgenizi görselleştirmek için kullanabileceğiniz görsel bir zaman çizelgesi.

İletişim Planı

Projeniz dış paydaşları içeriyorsa, bu özellikle önemlidir. Proje etrafında uygun mesajlaşmayı geliştirin ve teslim edileceklere ve kilometre taşlarına göre ekip üyeleriyle ne zaman iletişim kurulacağına dair bir program oluşturun.

Risk Yönetim Planı

Öngörülebilir tüm riskleri belirleyin. Yaygın riskler arasında gerçekçi olmayan zaman ve maliyet tahminleri, müşteri inceleme döngüsü, bütçe kesintileri, değişen gereksinimler ve taahhüt edilen kaynakların eksikliği yer alır.

İpucu

Bir WBS oluştururken, iş paketlerinin 10 günden uzun olmaması gerekir. Ekip üyelerinden belirli görevleri hakkında fikir ve bakış açısı talep ettiğinizden emin olun.

Aşama 3: Proje Yürütme

Bu, çıktıların geliştirildiği ve tamamlandığı aşamadır. Durum raporları ve toplantılar, geliştirme güncellemeleri ve performans raporları gibi bu süre zarfında pek çok şey olduğu için bu genellikle projenin eti gibi geliyor. Bir “başlama” toplantısı genellikle, dahil olan ekiplerin sorumlulukları konusunda bilgilendirildiği Proje Yürütme aşamasının başlangıcını işaret eder.

Yürütme Aşaması sırasında tamamlanan görevler şunları içerir:

• Takım geliştirin
• Kaynakları atayın
• Proje yönetimi planlarını yürütün
• Gerekirse tedarik yönetimi
• Proje Yöneticisi, proje yürütmeyi yönetir ve yönetir
• İzleme sistemlerini kurun
• Görev atamaları yürütülür
• Durum toplantıları
• Proje programını güncelle
• Proje planlarını gerektiği gibi değiştirin
• Proje izleme aşaması farklı gereksinimlere sahip olsa da, bu iki aşama genellikle aynı anda gerçekleşir.

İpucu

Ekip üyelerinin görev durumunu gerçek zamanlı olarak güncelleyebilmesi için bulut tabanlı proje yönetimi yazılımı kullanmayı düşünün.

Aşama 4: Proje İzleme

Bu tamamen proje ilerlemesini ve performansını ölçmek ve olan her şeyin proje yönetim planıyla uyumlu olmasını sağlamakla ilgilidir. Proje yöneticileri, projenin yolunda olup olmadığını belirlemek için temel performans göstergelerini (KPI’ler) kullanacaktır. Proje Yöneticisi, proje performansını ölçmek için tipik olarak bu KPI’lardan iki ila beşini seçecektir:

Proje Hedefleri

Bir projenin programa uygun olup olmadığını ve bütçesi, projenin paydaş hedeflerini karşılayıp karşılamayacağının bir göstergesidir.

Kaliteli Çıktılar

Bu, belirli görev çıktılarının karşılanıp karşılanmadığını belirler.

Çaba ve Maliyet İzleme

Proje Yöneticileri, bütçenin doğru yolda olup olmadığını görmek için kaynakların çabasını ve maliyetini hesaba katacaktır. Bu tür bir izleme, bir projenin mevcut performansına göre tamamlanma tarihini karşılayıp karşılamayacağını bildirir.

Proje Performansı

Bu, projedeki değişiklikleri izler. Ortaya çıkan sorunların miktarını ve türlerini ve bunların ne kadar çabuk ele alındığını dikkate alır. Bunlar öngörülemeyen engeller ve kapsam değişikliklerinden kaynaklanabilir.
Bu süre zarfında, proje yöneticilerinin projenin yolunda gittiğinden emin olmak için programları ve kaynakları ayarlaması gerekebilir.

İpucu:

Her aşamanın sonunda iş senaryosunu inceleyin ve gerekirse proje planında ayarlamalar yapın.

Aşama 5: Proje Kapanışı

Bu aşama tamamlanan projeyi temsil eder. Özellikle proje üzerinde çalışmak üzere işe alınan müteahhitler bu sefer feshedilir. Değerli ekip üyeleri takdir edilmektedir. Hatta bazı Proje Yöneticileri, çabaları için kendilerine teşekkür etmek amacıyla projeye katılan kişilere küçük iş etkinlikleri düzenler. Bir proje tamamlandığında, bir proje yöneticisi, bir projede neyin iyi gittiğini değerlendirmek ve proje başarısızlıklarını belirlemek için genellikle bir toplantı düzenler – bazen “otopsi” olarak anılır. Bu, özellikle gelecekteki projelerde iyileştirmeler yapılabilmesi için öğrenilen derslerin anlaşılmasına yardımcı olur.

Proje tamamlandıktan sonra, Proje Yöneticilerin tamamlaması gereken birkaç görevi vardır. Proje sırasında başarılamayan şeylerden bir proje listesi oluşturmaları ve bunları tamamlamak için ekip üyeleriyle birlikte çalışmaları gerekecektir. Nihai bir proje bütçesi hazırlayın ve bir nihai proje raporu hazırlayın. Son olarak, tüm proje belgelerini ve çıktılarını toplamaları ve tek bir yerde saklamaları gerekecek.

İpucu

Bulut tabanlı bir yazılım çözümü kullanmak, tüm proje belgelerini proje ömrü boyunca tek bir yerde toplamanın ve kaydetmenin kolay bir yoludur.

• 
  Altı Sigma Proje Sözleşmesi Nedir?
  Altı Sigma Proje Sözleşmesi, DMAIC (Tanımla, Ölç, Analiz Et, İyileştir, Kontrol Et) döngüsünde, Tanımlama adımında düzenlenir. İndirme Sayısı: 656
• 
  Beyin Fırtınası Üzerine Yeni Düşünme
  Kuruluşlarla bir inovasyon kültürü ve bir inovasyon süreci uygulamalarına yardımcı olmak için yaptığımız çalışmalarda, çoğu zaman insanların “yaratıcılık”, “yaratıcı düşünme” ve “beyin fırtınası” terimlerinin anlamı ve farklılıkları konusunda kafalarının karıştığını görüyoruz. İndirme Sayısı: 315
• 
  Kuruluş Performans Ölçümü
  Performans ölçümü, bir kuruluşun ilerlemesini izlemenin hayati bir parçasıdır. Bir kuruluşun gerçek performans sonuçlarının veya sonuçlarının amaçlanan hedeflerine göre ölçülmesini içerir. İndirme Sayısı: 318
• 
  Başabaş Analizi Nasıl Yapılır?
  Başabaş analizi yapmak, işletmenizin tüm masrafları karşılamasını ve kar elde etmeye başlamasını tam olarak ne zaman bekleyebileceğinizi belirlemek için önemlidir. Bu, herhangi bir başlangıç ​​işinin ilk günlerinde önemli bir kilometre taşıdır. İndirme Sayısı: 494
• 
  Raporlu İşçi İşten Çıkarabilir mi?
  Normal şartlarda hastalanıp tedavi gören veya raporlu işçi işten çıkarılamaz ama rapor veya tedavi süresi ihbar süresini 6 hafta aşmışsa tazminatı ödenerek çıkarılabilir. Bu durumda ihbar tazminatı gerekmez, kıdem tazminatı ödemek gerekir. İndirme Sayısı: 1.045