Başarılı projeler genellikle dikkatli bir planlama ve bir projenin ekip üyelerinin yetenek ve işbirliğinin sonucudur. Projeler, ana ekip üyelerinin her biri olmadan ilerleyemez, ancak bu üyelerin kim olduğu veya hangi Proje Ekibi Rolleri oynadıkları her zaman net değildir.

Burada, proje yöneticisi, proje ekibi üyesi, proje sponsoru, yönetici sponsoru ve iş analisti olmak üzere beş rolü tanımlayacağız ve bunlarla ilişkili görevleri tanımlayacağız.

Proje Ekibi Rolleri

Proje Yöneticisi

Proje Ekibi Rollleri içerisinde en önemlisidir. Proje yöneticisi projede birincil rol oynar ve projenin başarıyla tamamlanmasından sorumludur. Yöneticinin işi, projenin hedeflerine ulaşırken, belirlenen zaman çerçevesinde ve belirlenen bütçe altında ilerlemesini sağlamaktır. Proje yöneticileri, katkıda bulunanlar ve paydaşlar ile ilişkileri yönetirken projelere yeterli kaynak verildiğinden emin olur.

Proje yöneticisinin görevleri

• Bir proje planı geliştirin
• Teslim edilecekleri plana göre yönetin
• Proje personelini işe alın
• Proje ekibine liderlik edin ve yönetin
• Projede kullanılan metodolojiyi belirleyin
• Bir proje takvimi oluşturun ve her aşamayı belirleyin
• Proje ekibi üyelerine görevler atayın
• Üst yönetime düzenli güncellemeler sağlayın

Proje Ekibi Üyesi

Proje ekibi üyeleri, projenin bir veya daha fazla aşamasında aktif olarak çalışan kişilerdir. Tam zamanlı veya yarı zamanlı olarak proje üzerinde çalışan kurum içi personel veya harici danışmanlar olabilirler. Takım üyesi rolleri her projeye göre değişebilir.

Proje ekibi üyesi görevleri şunları içerebilir

• Genel proje hedeflerine katkıda bulunmak
• Bireysel çıktıların tamamlanması
• Uzmanlık sağlamak
• İş ihtiyaçlarını oluşturmak ve karşılamak için kullanıcılarla birlikte çalışmak
• Süreci belgelemek

Proje sponsoru

Proje sponsoru, projenin sürücüsü ve kurum içi şampiyonudur. Proje Ekibi Rolleri içerisinde en önemli rollerden biridir. Bunlar genellikle üst yönetimin üyeleridir – projenin sonucundan pay sahibi olanlar. Proje sponsorları, proje yöneticisi ile yakın çalışır. Projenin hedeflerini meşrulaştırır ve üst düzey proje planlamasına katılırlar. Ek olarak, genellikle çatışmaların çözülmesine ve proje boyunca ortaya çıkan engellerin kaldırılmasına yardımcı olurlar ve her aşamayı ilerletmek için gereken onayları imzalarlar.

Proje sponsorunun görevleri

• Proje için önemli iş kararları verin
• Proje bütçesini onaylayın
• Kaynakların kullanılabilirliğini sağlayın
• Organizasyon genelinde projenin hedeflerini iletin
• Yönetici Sponsoru
• Yönetici sponsor ideal olarak üst düzey bir yönetim üyesidir. Yönetim ekibiyle birlikte projenin görünür şampiyonudur ve tüm aşamalar, teslimatlar ve kapsam değişiklikleri üzerinde nihai onay ile nihai karar vericidir.

Proje sponsorunun görevleri tipik olarak şunları içerir

• Proje için nihai sorumluluğu taşımak
• Proje kapsamındaki tüm değişiklikleri onaylayın
• Kapsam değişiklikleri için ek fon sağlayın
• Proje teslimatlarını onaylayın
• İş analisti
• İş analisti, bir kuruluşu daha iyi hale getirmek için ihtiyaçları tanımlar ve çözümler önerir. Bir proje ekibinin parçası olduklarında, projenin hedeflerinin mevcut sorunları çözmesini veya performansı artırmasını ve kuruma değer katmasını sağlarlar. Proje çıktılarının değerini en üst düzeye çıkarmaya da yardımcı olabilirler.

İş analisti görevleri

• Projeyi tanımlamaya yardımcı olun
• İş birimlerinden veya kullanıcılardan gereksinimleri toplayın
• Teknik ve ticari gereksinimleri belgeleyin
• Proje teslimatlarının gereksinimleri karşıladığını doğrulayın
• Hedefleri doğrulamak için test çözümleri

Proje Ekibi Rolleri Önemi

Proje yönetiminde proje başarısının en önemli faktörlerinden biri tartışılmaksızın proje ekibi rolleri ve doğru şekilde belirlenmesi ve sorumlulukların uygulanmasıdır. Proje yönetiminde ise geleneksel proje rollerinin haricinde farklı olarak özelleştirilirmiş rol ve sorumluluklara ihtiyaçları vardır.

Bir Proje İçin Doğru Ekip Nasıl Oluşturulur?

Ekip oluşturmak, ortak bir amaç etrafında toplanmış bir grup insanı, kendi aralarında, liderleriyle, dış paydaşlarla yardım organizasyonla daha etkin çalışmalarını sağlamak için, ekip etme işlemidir. Ekip oluşturma işlemini anlamak için ekip oluşturmayı açıklayan modellere bakmak ve etkin proje ekiplerin bazı özelliklerini bilmek yararlı olur.

Projede Ekip Başarısını Etkileyen Faktörler

Proje ekibinin nihai performansını ve niteliklerini belirleyen bazı faktörler vardır. Bu modele göre ekibin niteliklerini üç faktör etkiler: çevresel faktörler (çalışma koşulları, kurumsal ortam, iş içeriği ve kaynaklar), liderlik tipi ve ekip performansına karşı olan güdeleyiciler ve engeller.

Bu faktörler iç içedir. Bununla beraber bu sistemli yaklaşım proje yöneticilerine karmaşık proje oluşturma işlemini birimlere ayırma ve bunları çözümleme olanağı verir. Ayrıca bir ekip oluşturmak için strateji yaratılmasına yol açar Bu strateji ekip oluşturma işlemini kolaylaştıran ya da engelleyen faktörleri saptayarak; insan kaynaklarını yönetsel, kurumsal ve diğer çevresel faktörlerin etkisi altında, potansiyellerinin azamisini vermeye motive etme yaklaşımıdır.

Proje Ekibi Rolleri ve Ekip Oluşturma Modeli

Bu modele alışmak proje ekibinin sorun çözme kapasitesini arttırır. Mevcut sorunlar hemen çözülür ve ekip yeni çıkacak sorunlarla nasıl başa çıkılabileceğini öğrenir. Bu öğrenme deneyimi ekibin sorunları daha önceden görmesine, sorunları asgariye indirgemesine ya da onları ortadan kaldırılmasına yardım eder. Bir proje ekibi artık “öğrenmeyi öğrendi mi” dış ve iç olaylara sadece basit tepkiler gösteren ekiplere göre daha etkin ve etkili olur. Uygun bir ekip oluşturma yaklaşımı gerektiğine ilişkin bazı belirtiler vardır. Bu tur yaklaşımı gerektiren önemli ekip özellikleri şöyle sıralanıyor:

• Ekip içinde aşırı çekişme.
• Ekip performansı düşüyor, kimse de nedenini bilmiyor.
• Karara verilen eylem planlarına uyulmuyor.
• Hedefler belirgin değil ya da ekip elemanları bu hedeflere yönlendirilmemişler.
• Ekip liderleri zararlı sürprizlerle ve yıkıcı çatışmalarla karşılanıyor.
• Ekip elemanları ekibin ya da projenin ihtiyaçlarına kayıtsız.
• Ekibin toplantıları verimsiz, moral bozucu ve çatışmalarla dolu.
• Ekip elemanları bağımsız çalışıyor, beklenen işbirliği yok.
• Yapıcı tartışmalar gibi sorun çözücü yaklaşımlardan uzaklaşma var.
• Kalite sorunları, maliyet aşımları ve program gecikmeleri sık görülüyor.

Ekip oluşturmanın en önemli bölümü Proje Ekibi Rollleri belirleme ve uygulama işlemleridir. Proje yöneticilerinin görevleri analiz etme, etkinlikleri yönetme ve bir proje ekibi oluşturma işleminde bu faaliyetleri uygulayacak bir strateji geliştirmeleri gerekir.

Görev belirleme işlemi hedefleri saptama, rolleri ve işlemleri tanımlayıp müzakere edilmelerini içerir. 7 ana görev belirleme faaliyetleri vardır. Bunlar: Ekip elemanlarını görevlendirme, ekip gelişmesi için ortam yaratma, hedefleri saptama, rolleri ve sorumlulukları belirleme, yöntemler geliştirme, kararlar alma ve projeyi kontrol etme (izleme ve düzeltici faaliyetler).

Etkinlikleri yönetme ise, görevleri yapmak için gerekli olan kişiler arası faaliyetleri içerir. Örneğin hedefleri saptama ve rolleri belirlemede ekip elemanları arasında yoğun iletişim çabalarını gerektirir. Ekip geliştirmede kullanılan diğer faaliyetler şunlardır: çatışmaları çözümleme, dinleme, psikolojik destek sağlama, çaba harcama, katılım ve yardımlaşmayı özendirme, uygun ödüllendirmeler koyma, güven kazanma, kişisel gelişmeler için ortam yaratma ve karşılıklı güven ve saygı yaratma. Bir ekip oluşturulduktan sonra onun etkinliğini değerlendirmek önemlidir.

Proje Ekip Performansının Ölçülmesi

Başarılı bir ekip performansı üç faktörle ölçülür: Proje hedeflerinin öngördüğü teknik başarı, projenin öngörülen sürede bitirilmesi ve projenin öngörülen bütçe ile tamamlanması. Bunlar bir projenin başarısını ölçen doğrudan faktörlerdir. Ayrıca görev ve insanlarla ilgili dolaylı performans ölçekleri de vardır. Bunlar arasında yeni ve yaratıcı davranışlar, proje ile uyumlu kişisel hedefler, elemanlar arası karşılıklı bağımlılık, sorun çözümleme becerileri, etkin iletişim, değişimi benimseme, başarma arzusu, moral ve enerji önemlidir.

• 
  Altı Sigma Proje Sözleşmesi Nedir?
  Altı Sigma Proje Sözleşmesi, DMAIC (Tanımla, Ölç, Analiz Et, İyileştir, Kontrol Et) döngüsünde, Tanımlama adımında düzenlenir. İndirme Sayısı: 472
• 
  Beyin Fırtınası Üzerine Yeni Düşünme
  Kuruluşlarla bir inovasyon kültürü ve bir inovasyon süreci uygulamalarına yardımcı olmak için yaptığımız çalışmalarda, çoğu zaman insanların “yaratıcılık”, “yaratıcı düşünme” ve “beyin fırtınası” terimlerinin anlamı ve farklılıkları konusunda kafalarının karıştığını görüyoruz. İndirme Sayısı: 227
• 
  Kuruluş Performans Ölçümü
  Performans ölçümü, bir kuruluşun ilerlemesini izlemenin hayati bir parçasıdır. Bir kuruluşun gerçek performans sonuçlarının veya sonuçlarının amaçlanan hedeflerine göre ölçülmesini içerir. İndirme Sayısı: 228
• 
  Başabaş Analizi Nasıl Yapılır?
  Başabaş analizi yapmak, işletmenizin tüm masrafları karşılamasını ve kar elde etmeye başlamasını tam olarak ne zaman bekleyebileceğinizi belirlemek için önemlidir. Bu, herhangi bir başlangıç ​​işinin ilk günlerinde önemli bir kilometre taşıdır. İndirme Sayısı: 335
• 
  Raporlu İşçi İşten Çıkarabilir mi?
  Normal şartlarda hastalanıp tedavi gören veya raporlu işçi işten çıkarılamaz ama rapor veya tedavi süresi ihbar süresini 6 hafta aşmışsa tazminatı ödenerek çıkarılabilir. Bu durumda ihbar tazminatı gerekmez, kıdem tazminatı ödemek gerekir. İndirme Sayısı: 933